Что такое общехозяйственные расходы и как ими управлять
***
Каждый месяц компания платит за аренду, офисных сотрудников, интернет, канцелярию. Производство работает, продажи идут, но прибыль тает на глазах. Куда уходят деньги? В общехозяйственные расходы — ту самую статью затрат, которую сложно привязать к конкретному продукту или заказу.
Многие предприниматели смотрят на эти затраты как на неизбежное зло. Офис же нужен, бухгалтер нужен, директор тоже не работает бесплатно. Но когда управленческие расходы съедают 20-30% выручки, а иногда и больше, пора разобраться в структуре этих затрат и найти резервы для экономии.
В этой статье разберем, что входит в общехозяйственные расходы, как их правильно учитывать и распределять, где искать возможности для снижения без потери эффективности бизнеса. Вы получите практические инструменты для контроля накладных затрат и их оптимизации.
Определение и сущность общехозяйственных расходов
Общехозяйственные расходы — это затраты на управление организацией и обеспечение ее хозяйственной деятельности, которые напрямую не связаны с производством продукции или оказанием услуг. Их невозможно отнести на конкретный вид продукции без условного распределения.
В отличие от прямых затрат, которые легко привязать к конкретному изделию или заказу, общехозяйственные расходы обслуживают всю компанию целиком. Зарплата директора, аренда офиса, расходы на бухгалтерию — все это нельзя напрямую включить в себестоимость одной единицы товара.
Эти затраты относятся к категории косвенных или накладных расходов. Они формируют инфраструктуру бизнеса, без которой невозможна его работа, но при этом не создают прямой добавленной стоимости продукту.
Общехозяйственные расходы есть в любой компании, независимо от размера и отрасли — от индивидуального предпринимателя до крупной корпорации
В управленческом учете эти затраты называют по-разному: административные расходы, управленческие издержки, накладные затраты, общефирменные расходы. Суть одна — это цена функционирования управленческого аппарата и поддержания деятельности организации.
Экономический смысл выделения общехозяйственных расходов — контроль эффективности управления. Чем меньше доля этих затрат в выручке при сохранении качества управления, тем выше рентабельность бизнеса. Производственные компании стремятся удерживать административные расходы на уровне 10-15% от выручки, торговые — 8-12%, услуговые могут иметь более высокую долю из-за специфики бизнеса.
Состав общехозяйственных расходов
Перечень общехозяйственных расходов зависит от специфики бизнеса, но базовые категории схожи для большинства компаний. Разберем основные статьи этих затрат.
Расходы на оплату труда административно-управленческого персонала составляют основную часть общехозяйственных затрат. Сюда входят зарплаты руководителей, бухгалтеров, юристов, HR-специалистов, офис-менеджеров — всех сотрудников, не участвующих напрямую в производстве или продажах.
Типичные должности в составе АУП:
- Генеральный директор и его заместители
- Финансовый директор и бухгалтерия
- Юридический отдел и служба безопасности
- HR-департамент и административный персонал
- IT-служба и техническая поддержка офиса
Отчисления на социальные нужды с зарплат управленческого персонала включают страховые взносы в пенсионный фонд, медицинское страхование, взносы на травматизм. В России это составляет примерно 30% от фонда оплаты труда.
Аренда и содержание помещений административного назначения — офисов, переговорных комнат, складов для хранения документов. К этой статье относятся коммунальные платежи, охрана, клининг, техническое обслуживание систем кондиционирования и вентиляции.
Амортизация основных средств общехозяйственного назначения охватывает износ офисной мебели, компьютерной техники управленцев, оргтехники, серверов, транспорта для руководителей, программного обеспечения для администрирования.
Пример структуры расходов:
Производственная компания с выручкой 50 млн рублей в месяц тратит на общехозяйственные нужды 6,5 млн рублей: зарплаты АУП — 3,8 млн, аренда офиса — 1,2 млн, IT и связь — 0,8 млн, бухгалтерские и юридические услуги — 0,4 млн, прочие расходы — 0,3 млн. Доля административных затрат составляет 13% от выручки.
Услуги сторонних организаций включают бухгалтерский и налоговый консалтинг, юридическое сопровождение, аудиторские проверки, банковское обслуживание, подписку на профессиональные базы данных, членство в отраслевых ассоциациях.
Расходы на связь и коммуникации охватывают корпоративную телефонию, интернет, почтовые отправления, курьерские услуги, расходы на электронный документооборот и облачные сервисы для управления.
Классификация общехозяйственных расходов
| Категория | Примеры | Доля |
| Оплата труда АУП | Зарплаты, премии, соцпакет | 50-60% |
| Аренда и содержание | Офис, коммуналка, охрана | 20-25% |
| Услуги и связь | Консалтинг, интернет, банк | 10-15% |
| Амортизация и прочие | Износ активов, канцелярия | 5-10% |
Командировочные расходы управленческого персонала на переговоры, конференции, обучение включают билеты, проживание, суточные. Эти траты часто недооценивают при бюджетировании, хотя они могут составлять значительную сумму.
Представительские расходы — затраты на организацию приема делегаций, деловые обеды и ужины, корпоративные мероприятия для партнеров. Налоговое законодательство ограничивает размер этих расходов, принимаемых к вычету.
Подготовка кадров административного аппарата — обучение управленцев, тренинги для бухгалтеров, сертификация специалистов, подписки на образовательные платформы. Инвестиции в развитие персонала повышают эффективность управления.
Отличия от других видов затрат
Понимание различий между общехозяйственными, общепроизводственными и прямыми расходами критически важно для правильного учета и управления затратами. Путаница в классификации приводит к искажению себестоимости продукции и ошибочным управленческим решениям.
Общехозяйственные расходы обслуживают всю организацию как единое целое. Они не зависят от объема производства в краткосрочном периоде. Закрыли один цех или добавили новую продуктовую линейку — зарплата директора и аренда головного офиса остаются прежними.
Общепроизводственные расходы связаны с работой производственных подразделений, но их невозможно отнести на конкретное изделие прямым путем. Это зарплата начальника цеха, амортизация станков, энергия на освещение производственных помещений, ремонт оборудования.
Ключевые различия между типами затрат:
- Общехозяйственные — для управления компанией в целом
- Общепроизводственные — для обеспечения работы производства
- Прямые — непосредственно входят в себестоимость единицы продукции
- Коммерческие — связаны с продажей и продвижением товаров
Прямые затраты можно точно отнести на конкретный вид продукции без дополнительных расчетов. Сырье для изготовления изделия, зарплата рабочего на конвейере, технологическая энергия — все это прямые расходы, которые растут пропорционально объему выпуска.
Разница в учете: прямые расходы сразу относят на себестоимость конкретной продукции, общепроизводственные распределяют между видами продукции пропорционально выбранной базе, общехозяйственные либо включают в себестоимость через распределение, либо списывают на финансовый результат периода.
Практический пример различий:
Мебельная фабрика производит столы и стулья. Древесина для стола — прямые расходы. Зарплата мастера цеха, который руководит производством и столов, и стульев — общепроизводственные. Зарплата главного бухгалтера, который ведет учет по всей компании — общехозяйственные.
Коммерческие расходы выделяют отдельной группой — это затраты на продвижение и реализацию продукции. Зарплаты менеджеров по продажам, реклама, упаковка, доставка товара покупателю относятся к коммерческим, а не к общехозяйственным расходам.
В управленческом учете компании могут использовать более детальную классификацию, выделяя подгруппы внутри общехозяйственных расходов — административные, финансовые, организационные. Главное — обеспечить прозрачность структуры затрат для принятия решений.
Бухгалтерский учет общехозяйственных расходов
В российском бухгалтерском учете общехозяйственные расходы собираются на счете 26 "Общехозяйственные расходы". Это активно-пассивный собирательно-распределительный счет, который в течение месяца накапливает все затраты общехозяйственного характера.
Типовые проводки по учету:
Начисление зарплаты административному персоналу отражается проводкой Дебет 26 — Кредит 70. Начисление страховых взносов с этой зарплаты идет по дебету 26 в корреспонденции со счетами 69 по видам страхования.
Аренда офисных помещений попадает в Дебет 26 — Кредит 60 (или 76). Коммунальные платежи за офис — та же проводка. Амортизация офисного оборудования отражается записью Дебет 26 — Кредит 02.
В конце месяца счет 26 закрывается — накопленные расходы списываются. Существует два метода закрытия, предусмотренных ПБУ 10/99:
Метод включения в себестоимость продукции — расходы со счета 26 распределяются между видами продукции и списываются в дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" пропорционально выбранной базе распределения.
Метод прямого списания на финансовый результат — общехозяйственные расходы сразу относятся на счет 90.2 "Себестоимость продаж" без распределения. Этот подход называют методом директ-костинг, при котором в себестоимость включают только прямые и общепроизводственные затраты.
Выбор метода закрепляется в учетной политике организации. Крупные производственные предприятия обычно используют метод включения в себестоимость для более точного определения затрат на продукцию. Торговые компании и организации сферы услуг чаще применяют прямое списание.
Метод учета общехозяйственных расходов влияет на величину остатков незавершенного производства и готовой продукции на складе
В налоговом учете общехозяйственные расходы относятся к косвенным расходам и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в том периоде, когда они были осуществлены. Это отличается от прямых расходов, которые списываются по мере реализации продукции.
Важно обеспечить правильное документальное подтверждение общехозяйственных расходов. Любая затрата должна быть экономически обоснована, иметь документы, подтверждающие факт совершения операции, и соответствовать уставной деятельности организации.
Методы распределения общехозяйственных расходов
Когда компания производит несколько видов продукции или оказывает разные услуги, возникает задача распределения общехозяйственных расходов между ними. От выбора метода зависит точность калькуляции себестоимости и обоснованность ценообразования.
База распределения — это показатель, пропорционально которому делят общехозяйственные расходы между видами продукции. Выбор базы должен отражать логическую связь между накладными затратами и объектами калькулирования.
Распространенные базы распределения:
- Прямые затраты на оплату труда основных рабочих
- Прямые материальные затраты на производство
- Машино-часы работы оборудования
- Объем выпуска продукции в натуральном выражении
- Выручка от реализации каждого вида продукции
- Прямые расходы в целом по видам продукции
Пример расчета распределения:
Предположим, за месяц накоплено 2 млн рублей общехозяйственных расходов. Компания производит продукт А и продукт Б. Прямые затраты на продукт А составили 5 млн рублей, на продукт Б — 3 млн рублей. База распределения — прямые затраты.
Коэффициент распределения = 2 млн / (5 млн + 3 млн) = 0,25
На продукт А относим: 5 млн × 0,25 = 1,25 млн рублей
На продукт Б относим: 3 млн × 0,25 = 0,75 млн рублей
Многоступенчатое распределение:
Крупные предприятия используют каскадное распределение. Сначала общехозяйственные расходы распределяют по подразделениям пропорционально численности персонала или площади помещений. Затем расходы каждого подразделения относят на конкретные виды продукции по своей базе.
Метод ABC-костинг (Activity Based Costing) предполагает более точное распределение накладных расходов через выделение бизнес-процессов. Сначала определяют, какие процессы потребляют ресурсы (закупки, контроль качества, логистика), затем относят затраты на продукцию пропорционально потреблению этих процессов.
При методе ABC выясняется, что простой продукт с низкой себестоимостью может требовать много управленческих ресурсов (согласования, проверки, документооборот), а сложный премиальный продукт обходится дешевле в администрировании. Традиционное распределение эти различия не улавливает.
Функциональный метод распределяет расходы исходя из функций управления. Затраты на финансовое управление относят пропорционально объему денежных потоков, HR-затраты — пропорционально численности персонала по видам продукции, юридические — по количеству договоров.
Выбор метода зависит от целей учета. Для налогового учета подходят простые методы распределения. Для управленческих решений лучше использовать более сложные способы, дающие точную картину рентабельности каждого продукта.
Способы оптимизации общехозяйственных расходов
Снижение накладных затрат — один из быстрых способов повысить прибыльность бизнеса. При этом важно не разрушить управленческую инфраструктуру и сохранить качество администрирования.
Анализ структуры расходов начинается с детализации всех статей затрат. Выгружаем данные за последние 12 месяцев, группируем по категориям, выявляем динамику. Ищем статьи с необоснованным ростом, дублирующие расходы, избыточные траты.
Бенчмаркинг помогает понять, нормальны ли ваши расходы. Сравниваем долю общехозяйственных затрат в выручке с отраслевыми показателями. Если у вас 18%, а у конкурентов 12%, есть пространство для оптимизации.
Практические способы сокращения расходов:
- Переход на удаленную работу части персонала для снижения аренды
- Аутсорсинг непрофильных функций — бухгалтерии, юридического сопровождения
- Автоматизация рутинных процессов для сокращения численности АУП
- Пересмотр условий аренды офиса или переезд в более дешевое помещение
- Централизация закупок и переговоры о скидках с поставщиками услуг
- Внедрение систем электронного документооборота
- Оптимизация штатного расписания через совмещение функций
Автоматизация управленческих процессов дает долгосрочный эффект. Внедрение CRM сокращает административную нагрузку на менеджмент. Электронная система управления документами экономит на бумаге, курьерах, архивных помещениях. Облачные сервисы снижают затраты на IT-инфраструктуру.
Оптимизация численности требует осторожного подхода. Нельзя просто сократить 20% управленцев — функции останутся, но выполнять их будет некому. Сначала оцените загрузку каждого сотрудника, выявите дублирующие обязанности, перераспределите задачи, внедрите инструменты для повышения производительности.
Рефинансирование займов на более выгодных условиях снижает финансовые расходы, которые входят в общехозяйственные. Пересмотр условий с банками, переход на факторинг вместо овердрафта, использование беспроцентных рассрочек от поставщиков оборудования.
Бюджетирование общехозяйственных расходов с установлением лимитов по статьям дисциплинирует траты. Каждое превышение бюджета требует обоснования и согласования. Руководители подразделений несут ответственность за расходы своих отделов.
Кейс оптимизации:
Торговая компания с выручкой 80 млн рублей в месяц тратила 14 млн на общехозяйственные нужды (17,5%). После анализа перевели бухгалтерию на аутсорсинг, переехали в офис на 30% дешевле, автоматизировали закупки. Расходы снизились до 10,5 млн (13,1%), что дало дополнительные 3,5 млн прибыли ежемесячно или 42 млн в год.
Важный принцип: оптимизация не равна экономии на всем подряд. Траты на развитие персонала, качественные IT-системы, юридическую защиту окупаются многократно. Режьте избыточные расходы, но инвестируйте в то, что повышает эффективность управления.
Анализ и контроль общехозяйственных расходов
Систематический контроль накладных затрат предотвращает их неконтролируемый рост и помогает своевременно выявлять проблемы. Настройте регулярный мониторинг ключевых показателей.
Доля общехозяйственных расходов в выручке — главный индикатор эффективности управления. Рассчитывается как отношение суммы накладных затрат к выручке за период. Рост этого показателя сигнализирует о снижении эффективности или падении продаж при сохранении постоянных затрат.
Анализ динамики по месяцам выявляет сезонные колебания и аномальные скачки расходов. График общехозяйственных затрат должен быть относительно стабильным, если не было разовых событий типа переезда офиса или масштабного обучения персонала.
Нормативы общехозяйственных расходов по отраслям
| Отрасль | Доля в выручке | Комментарий |
| Производство | 10-15% | Зависит от автоматизации |
| Оптовая торговля | 8-12% | Низкие при масштабе |
| Розничная торговля | 15-20% | Выше из-за точек продаж |
| IT и услуги | 20-30% | Высокие зарплаты специалистов |
Декомпозиция расходов по статьям показывает структуру затрат. Выделяем топ-10 статей, которые формируют 80% всех общехозяйственных расходов. Именно на них фокусируем усилия по оптимизации.
Анализ производительности административного персонала оценивает эффективность управленческой команды. Считаем выручку на одного сотрудника АУП, прибыль на административного работника, динамику этих показателей. Рост производительности означает, что управление становится эффективнее.
Сравнение плановых и фактических расходов выявляет отклонения. Анализируем причины превышения бюджета: разовые события, рост тарифов, найм дополнительного персонала, форс-мажор. Для каждого отклонения более 10% требуем письменное объяснение от ответственного.
Система контрольных точек:
- Еженедельный мониторинг крупных платежей свыше 100 тыс. рублей
- Ежемесячный анализ исполнения бюджета по статьям затрат
- Квартальная оценка эффективности подразделений управления
- Годовой пересмотр структуры и нормативов расходов
- Регулярное сравнение с отраслевыми бенчмарками
ABC-анализ расходов делит все статьи на три группы. Категория А — 10-15% статей, которые составляют 70-80% затрат, требуют максимального контроля. Категория В — 20-25% статей с долей 15-20%, средний приоритет. Категория С — множество мелких трат, не требующих пристального внимания.
Типичные ошибки в учете:
Неправильная классификация затрат — отнесение производственных расходов на общехозяйственные или наоборот. Это искажает себестоимость продукции и показатели эффективности подразделений.
Отсутствие аналитики внутри счета 26 — все расходы валятся в одну кучу без детализации по статьям. Невозможно проанализировать структуру и найти резервы экономии.
Игнорирование сезонности — сравнение расходов января и июля без учета разницы в рабочих днях, отпусках, праздниках дает искаженную картину.
Формальное отношение к документам — отсутствие экономического обоснования затрат создает налоговые риски. Каждая трата должна иметь деловую цель.
Заключение
Общехозяйственные расходы — неизбежная часть ведения бизнеса, но их размер и структура поддаются управлению. Правильный учет, регулярный анализ и системная оптимизация этих затрат напрямую влияют на прибыльность компании. Детальное понимание состава накладных расходов, грамотное распределение между видами продукции и контроль ключевых показателей помогают находить резервы для повышения эффективности.
Главный принцип работы с общехозяйственными расходами — баланс между экономией и качеством управления. Режьте избыточные траты, автоматизируйте процессы, оптимизируйте численность, но сохраняйте инвестиции в развитие команды и инструменты, которые делают бизнес сильнее. Административные затраты на уровне 10-15% от выручки для большинства компаний считаются нормой, но всегда есть возможность сделать лучше без ущерба для дела.
