PDF задумывался как формат, который одинаково выглядит на любом устройстве, — за это и приходится платить неудобством правки. Внутри файла лежат не абзацы, а расставленные по координатам блоки текста и графики, поэтому «просто поменять слово» получается не всегда аккуратно. Программы для PDF делятся на три группы: читалки, редакторы и утилиты для операций над файлами — объединения, разделения, сжатия, конвертации.
Читалка, редактор или набор утилит
Читалку ставят все: она открывает документ, ищет по тексту, показывает закладки, позволяет оставлять комментарии и выделения. Редактор нужен, когда правится само содержимое — текст, изображения, страницы, поля форм; такие программы тяжелее и чаще платные. Утилиты решают точечные задачи и обычно бесплатны: собрать несколько файлов в один, вытащить диапазон страниц, уменьшить вес перед отправкой почтой. Многие обходятся связкой из бесплатной читалки и набора утилит, а редактор покупают, только если правки идут постоянно.
Сканы, распознавание и подпись
Отдельная история — PDF из сканера или с телефона. Внутри такого файла текста нет, есть картинка страницы, поэтому поиск и копирование не работают. Помогает распознавание, и это отдельная тема со своими инструментами. Для PDF важно другое: текстовый слой ложится поверх изображения, сама картинка страницы остаётся прежней, файл после распознавания становится тяжелее — зато по документу работают поиск и копирование.
Ещё один частый сценарий — подпись. Простая подпись-картинка ставится почти любым редактором, а для квалифицированной электронной подписи нужны отдельные средства криптографии и совместимый с ними просмотрщик. Если документ уходит в госорган или контрагенту, требования к формату подписи лучше уточнить у принимающей стороны заранее.