Главное о должностной инструкции: Это локальный нормативный акт организации который детально определяет трудовые функции, права, обязанности и ответственность работника на конкретной должности
Новый менеджер по продажам приходит в компанию. Подписывает трудовой договор где написано "обеспечивает продажи продукции компании". Звучит понятно. Через месяц конфликт с руководством — одни ожидали что он будет делать холодные звонки 50 в день, он думал что будет только работать с входящими лидами.
Кто прав? Непонятно. В договоре не прописано. Нет документа четко определяющего что именно входит в обязанности менеджера по продажам в этой конкретной компании. Такой документ называется должностная инструкция.
Должностная инструкция — это детализация трудового договора. Договор описывает общие рамки отношений. Инструкция конкретизирует что делает сотрудник, как оценивается его работа, какие у него права, за что он отвечает.
В крупных компаниях должностные инструкции на каждую позицию — обязательная часть кадрового документооборота. Защищают и работодателя и работника от недопонимания. Являются основанием для оценки работы, применения дисциплинарных взысканий, изменения условий труда.
В малом бизнесе часто обходятся без них — все договариваются устно, функции размыты, каждый делает что нужно. Это работает пока команда 5-10 человек. При росте отсутствие должностных инструкций создает хаос, конфликты, непонимание кто за что отвечает.
Разберемся как правильно составить должностную инструкцию, какие разделы обязательны, как избежать типичных ошибок, и как использовать этот документ для управления персоналом.
1. Что такое должностная инструкция
2. Зачем нужна должностная инструкция
3. Правовая основа и обязательность
4. Структура и обязательные разделы
5. Как правильно описать обязанности
6. Права работника в инструкции
7. Ответственность сотрудника
8. Как составить должностную инструкцию
9. Ознакомление сотрудника с инструкцией
10. Изменение и актуализация
11. Типичные ошибки при составлении
12. Примеры для разных должностей
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это внутренний документ организации содержащий перечень трудовых функций, обязанностей, прав и ответственности работника занимающего конкретную должность. Это детальное описание что делает человек на работе, какими полномочиями обладает, за что отвечает.
В отличие от трудового договора который устанавливает общие условия работы (должность, зарплата, режим), должностная инструкция конкретизирует содержание трудовой функции. Договор говорит "работать бухгалтером", инструкция расшифровывает какие именно бухгалтерские операции выполнять.
Должностная инструкция это локальный нормативный акт работодателя. Разрабатывается и утверждается компанией самостоятельно с учетом специфики деятельности и организационной структуры. Не требует согласования с государственными органами.
Простая аналогия:
Трудовой договор — это контракт на покупку автомобиля. Указано что вы покупаете, за сколько, на каких условиях.
Должностная инструкция — это руководство по эксплуатации автомобиля. Детально описывает как пользоваться, что можно и нельзя делать, как обслуживать, что делать при поломке.
Документ может называться по-разному. "Должностная инструкция", "Должностные обязанности", "Положение о должности", "Job description" в международных компаниях. Суть одна — описание работы на конкретной позиции.
Должностная инструкция разрабатывается для каждой штатной должности организации. Если в штатном расписании есть позиция "Менеджер по продажам" с тремя единицами, инструкция одна на всех троих. Если есть "Старший менеджер по продажам" и "Младший менеджер по продажам" — две разные инструкции.
В некоторых компаниях практикуют персональные должностные инструкции под конкретного человека учитывающие его компетенции и особенности работы. Но это скорее исключение чем правило.
Зачем нужна должностная инструкция
Должностная инструкция решает несколько задач одновременно для работодателя, работника и организации в целом.
Четкое определение обязанностей. Главная функция — зафиксировать что именно должен делать сотрудник. Исключить ситуацию "я думал нужно делать A, а от меня ожидали B". Каждый знает свои задачи и зоны ответственности.
Особенно важно в больших командах где функции пересекаются. Кто отвечает за коммуникацию с клиентами — менеджер по продажам или аккаунт-менеджер? Кто составляет отчеты — финансист или бухгалтер? Должностные инструкции разграничивают ответственность.
Основание для оценки работы. Нельзя требовать от сотрудника то чего нет в его обязанностях. Если в инструкции не прописано что маркетолог должен вести соцсети, нельзя применить дисциплинарное взыскание за отсутствие постов.
Инструкция это критерий оценки — выполняет обязанности хорошо или плохо. База для KPI, аттестации, премирования, повышения.
Защита при трудовых спорах. Если дело дошло до суда по трудовому спору, должностная инструкция — ключевой документ. Работодатель доказывает что сотрудник не справлялся с обязанностями предъявляя инструкцию. Работник доказывает что от него требовали функции выходящие за рамки инструкции.
Без инструкции работодателю сложно обосновать увольнение за несоответствие должности. Суд спросит — а какие именно обязанности не выполнялись?
Упрощение найма. Должностная инструкция это готовое описание вакансии. Взял инструкцию, на ее основе написал требования к кандидату, опубликовал вакансию. При собеседовании показываешь инструкцию — вот это вам предстоит делать.
Новый сотрудник получает инструкцию в первый день. Изучает, задает вопросы, понимает что от него ждут. Онбординг становится структурированным.
Для чего еще используются должностные инструкции:
• Планирование обучения и развития персонала
• Формирование штатного расписания
• Оценка загруженности сотрудников
• Перераспределение задач при реорганизации
• Обоснование изменения условий труда
• Определение зон пересечения функций разных должностей
• Планирование карьерного роста
• Установление требований к квалификации
Прозрачность для сотрудника. Работник знает границы своих обязанностей. Может отказаться от задач не входящих в инструкцию без риска конфликта. Понимает на каком основании его оценивают и за что могут наказать.
Инструкция защищает от размытия ответственности когда на человека сваливают всё подряд ссылаясь на "ну ты же здесь работаешь". Если задача не в инструкции — можно вежливо отказаться или потребовать изменения инструкции с пересмотром зарплаты.
Правовая основа и обязательность
Должностная инструкция находится в правовой серой зоне — упоминается в законах косвенно, но напрямую не регулируется.
Упоминание в ТК РФ. Трудовой кодекс не содержит требования обязательно иметь должностные инструкции. Статья 57 ТК РФ говорит что в трудовом договоре указывается трудовая функция, но не требует детализировать ее в отдельном документе.
Однако судебная практика признает должностные инструкции легитимным способом конкретизации трудовой функции. Суды принимают их как доказательство при спорах о содержании обязанностей работника.
Профессиональные стандарты. С 2016 года для многих должностей утверждены профессиональные стандарты — документы описывающие квалификационные требования, трудовые функции, необходимые знания и умения.
Для бюджетных организаций и госкомпаний применение профстандартов обязательно. Для частного бизнеса рекомендательно. Должностные инструкции можно разрабатывать на основе профстандартов — это упрощает и делает их юридически прочнее.
Квалификационные справочники. До профстандартов использовались Единый квалификационный справочник должностей (ЕКСД) и Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС). Содержат типовые характеристики должностей.
Справочники до сих пор применимы. Можно брать описания должностей оттуда и адаптировать под свою компанию.
Важный момент: Должностная инструкция не обязательна по закону, но ее отсутствие создает риски для работодателя. При трудовых спорах сложнее доказать нарушения со стороны работника
Соотношение с трудовым договором. Если в трудовом договоре детально прописаны обязанности, отдельная инструкция может не понадобиться. Но договоры обычно содержат общие формулировки. Детализация выносится в инструкцию.
При противоречии между договором и инструкцией приоритет у договора как у документа напрямую регулируемого ТК РФ. Инструкция не может ухудшать положение работника по сравнению с договором.
Ознакомление работника. Должностная инструкция становится обязательной для работника только после ознакомления под подпись. Работник должен расписаться что ознакомлен с инструкцией и согласен с изложенными обязанностями.
Без подписи работника инструкция не может применяться против него. Он может заявить что не знал об этих обязанностях.
Структура и обязательные разделы
Типовая должностная инструкция состоит из нескольких стандартных разделов. Жесткого требования к структуре нет, но сложилась общепринятая форма.
1. Общие положения. Вводный раздел содержащий базовую информацию о должности. Указывается наименование должности точно как в штатном расписании, категория (руководитель, специалист, служащий, рабочий), к какому структурному подразделению относится.
Прописываются требования к образованию, стажу работы, специальным знаниям. Кому подчиняется работник, кто его замещает во время отсутствия, кем замещается сам.
Порядок назначения на должность и освобождения от должности — кто принимает решение о найме и увольнении. Перечень документов которыми руководствуется работник — законы, нормативные акты, внутренние положения компании.
2. Трудовые функции. Перечисление основных направлений деятельности. Это укрупненные блоки работы без детализации конкретных действий.
Например для менеджера по продажам: работа с клиентами, ведение переговоров, оформление документации, взаимодействие со смежными отделами, отчетность.
3. Должностные обязанности. Самый важный и объемный раздел. Детальный перечень конкретных задач и действий которые должен выполнять работник. Чем конкретнее, тем лучше.
Обязанности формулируются глаголами: "осуществляет", "обеспечивает", "проводит", "контролирует", "разрабатывает". Каждая обязанность отдельным пунктом для четкости.
Типовые разделы должностной инструкции
| Раздел | Содержание | Обязательность |
| Общие положения | Название должности, требования, подчиненность | Обязательно |
| Трудовые функции | Укрупненные блоки деятельности | Желательно |
| Должностные обязанности | Детальный перечень задач | Обязательно |
| Права | Полномочия работника | Обязательно |
| Ответственность | За что отвечает работник | Обязательно |
| Взаимоотношения | С кем взаимодействует | Желательно |
4. Права работника. Перечень полномочий необходимых для выполнения обязанностей. Право запрашивать информацию, принимать решения в рамках компетенции, взаимодействовать с другими подразделениями, вносить предложения руководству.
Права должны соответствовать обязанностям. Если обязанность контролировать работу подрядчиков, должно быть право требовать от них отчеты и применять санкции.
5. Ответственность. За что именно несет ответственность работник. Типовые формулировки: за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, за причинение материального ущерба, за разглашение конфиденциальной информации.
Ответственность наступает в пределах определенных законодательством — дисциплинарная, материальная, административная, уголовная. Нельзя прописать ответственность выходящую за рамки закона.
6. Взаимоотношения (связи по должности). Необязательный но полезный раздел. Описывает от кого работник получает информацию и кому передает, с какими подразделениями взаимодействует, в какие сроки предоставляет документы и отчеты.
Помогает понять место должности в структуре компании и процессах.
Реквизиты. В конце документа: дата разработки, номер версии, подписи утвердившего руководителя и разработчика, печать организации. Гриф ознакомления где работник ставит подпись и дату.
Как правильно описать обязанности
Раздел обязанностей требует особой тщательности. От формулировок зависит можно ли будет применить инструкцию на практике.
Конкретность. Избегать общих фраз типа "обеспечивает качественное выполнение работ". Что значит качественное? Какие именно работы? Вместо этого: "проводит входной контроль сырья в соответствии с методикой МК-03, заполняет журнал учета по форме ЖУ-15".
Чем конкретнее, тем меньше споров о том выполнены обязанности или нет. "Делать 50 холодных звонков ежедневно" конкретно. "Активно искать клиентов" размыто.
Измеримость. Где возможно, указывать количественные критерии. Не "своевременно предоставлять отчеты", а "предоставлять еженедельный отчет о продажах каждый понедельник до 12:00".
Не "поддерживать порядок на рабочем месте", а "еженедельно по пятницам проводить уборку рабочего места, инструментов и оборудования".
Действенность формулировок. Начинать каждую обязанность с глагола действия. "Осуществляет прием посетителей", "Подготавливает проекты договоров", "Контролирует соблюдение сроков", "Ведет учет материальных ценностей".
Не использовать страдательные конструкции — "документы подготавливаются", "учет ведется". Кем подготавливаются? Активный залог делает понятным кто именно выполняет действие.
Плохо сформулированные обязанности:
• "Работает с клиентами" — слишком общо
• "Помогает в решении возникающих вопросов" — неконкретно
• "Участвует в мероприятиях компании" — размыто
• "Несет ответственность за результат" — не обязанность, а ответственность
Хорошо сформулированные обязанности:
• "Принимает входящие звонки клиентов в течение рабочего дня, регистрирует обращения в CRM"
• "Готовит еженедельный отчет о движении товарных остатков по форме ОТ-7 к каждому понедельнику"
• "Проверяет правильность заполнения документов поставщиками, возвращает на доработку при обнаружении ошибок"
Полнота перечня. Включить все регулярные задачи и обязанности. Если сотрудник делает что-то постоянно, это должно быть в инструкции. Нельзя требовать выполнения того чего там нет.
Но невозможно предусмотреть всё. Для гибкости добавляют пункт "выполняет поручения непосредственного руководителя в рамках своей компетенции". Дает право на разовые задачи не входящие в типовой перечень.
Структурирование. Группировать обязанности по направлениям деятельности. Для бухгалтера: блок по учету основных средств, блок по расчетам с поставщиками, блок по налоговой отчетности. Внутри блоков нумерация.
Упрощает восприятие и навигацию по документу. Легче найти нужную обязанность и понять какие задачи к какой области относятся.
Периодичность. Где применимо, указывать как часто выполняется обязанность. Ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, по мере необходимости, при возникновении ситуации.
Помогает планировать загрузку и оценивать реалистичность объема обязанностей. Если 20 ежедневных задач по 30 минут каждая — это 10 часов в день, физически невыполнимо.
Права работника в инструкции
Раздел прав часто пишут формально, копируя шаблоны. Но правильно прописанные права дают работнику инструменты для выполнения обязанностей.
Информационные права. Право запрашивать и получать информацию необходимую для работы. От каких подразделений, в какие сроки, в каком виде.
"Запрашивать у отдела закупок данные о поставщиках и условиях договоров", "Получать от бухгалтерии выписки о состоянии расчетов с клиентами еженедельно по понедельникам".
Коммуникационные права. С кем имеет право взаимодействовать работник. Представлять интересы компании перед клиентами, вести переговоры, подписывать документы в пределах компетенции.
"Вести переговоры с поставщиками об условиях поставок", "Представлять компанию на отраслевых мероприятиях", "Запрашивать документы у контрагентов".
Право на ресурсы. Доступ к инструментам, программам, оборудованию, помещениям. "Пользоваться корпоративным автомобилем для выезда к клиентам", "Использовать служебный телефон для рабочих звонков".
Право инициативы. Вносить предложения по улучшению работы, указывать на проблемы, предлагать изменения процессов. "Вносить руководителю предложения по оптимизации бизнес-процессов", "Указывать на факты нарушения правил безопасности".
Права на обучение. "Проходить обучение и повышение квалификации за счет работодателя в соответствии с планом обучения", "Участвовать в профессиональных конференциях и семинарах".
Решения в рамках компетенции. Для менеджеров и руководителей важно прописать пределы самостоятельности. "Принимать решения о предоставлении скидок клиентам до 10% от прайсовой цены", "Утверждать командировочные расходы подчиненных в пределах установленного бюджета".
Право требовать. От руководства, коллег, подчиненных, контрагентов. "Требовать от подчиненных выполнения должностных обязанностей", "Требовать от смежных отделов предоставления информации в установленные сроки".
Права должны быть реальными, а не декларативными. Если написано "право требовать", но по факту никто не обязан выполнять требования, это создает иллюзию полномочий.
Ответственность сотрудника
Раздел ответственности определяет за что работник может понести наказание. Важно соблюдать баланс — описать реальную ответственность, но не запугивать.
Виды ответственности. По закону работник может нести дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность. В должностной инструкции нельзя выходить за эти рамки.
Нельзя писать "несет штраф 10 тысяч рублей за опоздание". Штрафы работникам запрещены ТК РФ. Можно только "несет дисциплинарную ответственность за нарушение трудовой дисциплины в соответствии со статьей 192 ТК РФ".
Дисциплинарная ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Формы взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.
"Несет дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей предусмотренных настоящей инструкцией". Типовая формулировка покрывающая все случаи.
Материальная ответственность. За ущерб причиненный работодателю. Может быть ограниченная (в размере среднего заработка) или полная (в размере всего ущерба).
Полная материальная ответственность только для должностей где заключается договор о полной материальной ответственности — кассиры, кладовщики, продавцы.
Конкретизация. Помимо общих формулировок полезно указать конкретные случаи ответственности. "За несвоевременное предоставление отчетности", "За разглашение конфиденциальной информации", "За нарушение правил техники безопасности".
Типовые формулировки ответственности:
• За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей
• За причинение материального ущерба работодателю
• За разглашение коммерческой тайны и конфиденциальной информации
• За нарушение правил внутреннего трудового распорядка
• За нарушение требований охраны труда и безопасности
• За неправомерное использование предоставленных прав
• За непредставление или несвоевременное представление отчетности
Пределы ответственности. Работник отвечает только за то что входит в его обязанности и полномочия. Нельзя привлечь к ответственности за невыполнение того что не прописано в инструкции.
Если менеджеру не вменялось в обязанность вести CRM, нельзя наказать за незаполненную систему. Сначала нужно внести эту обязанность в инструкцию, ознакомить работника, и только потом требовать выполнения.
Процедурные моменты. В инструкции можно указать что ответственность наступает в порядке предусмотренном законодательством, коллективным договором, локальными актами организации. Отсылка к процедуре дает понимание как реализуется ответственность.
Важно: само по себе включение в инструкцию не устанавливает ответственность. Она наступает по результатам расследования нарушения, оформления документов, соблюдения сроков применения взысканий.
Как составить должностную инструкцию
Разработка инструкции это не просто написание текста. Это анализ работы, согласование с разными сторонами, юридическая проработка.
Шаг 1: Анализ должности. Изучить что реально делает человек на этой позиции. Провести интервью с действующим работником, его руководителем, смежными специалистами. Наблюдать за работой, фиксировать задачи.
Если должность новая, смоделировать какие задачи будут выполняться исходя из целей подразделения и стратегии компании.
Шаг 2: Использование шаблонов. Не изобретать велосипед. Взять типовую инструкцию для аналогичной должности из профстандарта, квалификационного справочника, открытых источников. Адаптировать под специфику компании.
В интернете масса шаблонов должностных инструкций для разных позиций. Качество разное, но как основа для доработки подходит.
Шаг 3: Детализация обязанностей. Расписать максимально конкретно что делает работник. Для каждой обязанности ответить на вопросы: что делать, как делать, когда делать, в каком виде предоставлять результат.
Привлечь непосредственного руководителя должности — он лучше понимает нюансы работы. HR-специалист структурирует информацию в правильный формат.
Шаг 4: Согласование. Проект инструкции согласовать с руководителем подразделения, юридической службой, если есть — с профсоюзом. Юристы проверят соответствие законодательству и отсутствие противоречий с другими документами.
Показать проект будущему работнику если он уже нанят. Обсудить реалистичность объема обязанностей, понятность формулировок. Лучше выявить проблемы до утверждения.
Типовая структура процесса разработки:
- Инициатор (руководитель подразделения) формулирует потребность
- HR-специалист или юрист готовит проект инструкции
- Согласование с непосредственным руководителем должности
- Юридическая экспертиза
- Согласование с вышестоящим руководством
- Утверждение генеральным директором
- Ознакомление работника под подпись
- Хранение в личном деле и кадровой службе
Шаг 5: Оформление. Инструкция оформляется на фирменном бланке или с указанием реквизитов организации. Содержит: наименование организации, название документа, дата утверждения, номер, место составления.
Обязательны подписи: утверждающего руководителя (обычно генеральный директор), разработчика, согласовавших лиц. Печать организации.
Шаг 6: Регистрация. Инструкция регистрируется в журнале учета локальных нормативных актов. Присваивается номер, фиксируется дата утверждения, ответственный за хранение.
Оригинал хранится в кадровой службе. Копия выдается работнику под подпись или размещается в доступном месте.
Ознакомление сотрудника с инструкцией
Инструкция становится обязательной только после ознакомления работника. Процедура критична для юридической силы документа.
До начала работы. Ознакомить нужно до фактического допуска к работе. Идеально в первый рабочий день после подписания трудового договора. Работник изучает инструкцию, задает вопросы, подписывает ознакомление.
Если ознакомили только через месяц после выхода, этот месяц нельзя требовать выполнения обязанностей из инструкции. Работник не знал о них официально.
Форма ознакомления. Два способа. Первый — подпись на самой инструкции. Внизу последней страницы гриф "С инструкцией ознакомлен", подпись, расшифровка, дата.
Второй — отдельный лист ознакомления. Перечислены ФИО работников ознакомленных с инструкцией, напротив каждого подпись и дата. Удобно когда инструкция одна на несколько работников одной должности.
Добровольность подписи. Работник не обязан соглашаться с инструкцией если считает ее условия неприемлемыми. Может отказаться подписывать. В этом случае работодатель оформляет акт об отказе от ознакомления.
Отказ не освобождает от соблюдения инструкции если она соответствует трудовому договору. Но усложняет доказывание при спорах — работодателю нужно доказать что работник знал об обязанностях.
Изменения инструкции. Каждый раз при внесении изменений нужно повторно знакомить работника. Нельзя поменять обязанности и не уведомить. Работник расписывается в ознакомлении с новой редакцией.
Существенные изменения функций требуют согласия работника и оформления дополнительного соглашения к трудовому договору. Нельзя просто переписать инструкцию навязав новые обязанности.
Важно: Ознакомление под подпись это не формальность, а юридически значимое действие. Без подписи работника инструкция не может служить основанием для дисциплинарного взыскания
Место хранения. Копия инструкции с подписью работника хранится в его личном деле. Оригинал в кадровой службе. Работник может получить копию для себя.
В некоторых компаниях инструкции размещают в корпоративном портале в электронном виде. Ознакомление фиксируется через систему электронного документооборота с цифровой подписью.
Изменение и актуализация
Должностная инструкция не высечена в камне. Изменяется вместе с изменением бизнеса, технологий, структуры компании.
Основания для изменения. Изменилась организационная структура, должность переведена в другое подразделение. Появились новые технологии или программы. Изменились требования законодательства. Расширились или сократились функции должности.
Реорганизация компании, слияние с другой организацией, изменение профиля деятельности — всё это поводы пересмотреть инструкции.
Порядок внесения изменений. Незначительные изменения вносятся приказом руководителя об утверждении новой редакции. Работника знакомят с изменениями под подпись.
Существенные изменения трудовых функций требуют согласия работника. Работодатель письменно уведомляет об изменениях за два месяца. Работник может согласиться или отказаться. При отказе работодатель обязан предложить другую работу.
Плановая актуализация. Рекомендуется пересматривать инструкции раз в 3-5 лет даже если явных оснований нет. За это время накапливаются мелкие изменения процессов, устаревают формулировки, появляются новые задачи.
HR-служба может составить график актуализации — каждый квартал пересматривать инструкции определенных подразделений. Системный подход предотвращает устаревание документов.
Версионность. Хорошая практика вести версии инструкции. Первая редакция от 01.01.2020, вторая редакция от 15.06.2022, третья от 10.01.2025. При спорах можно поднять инструкцию актуальную на момент событий.
В самой инструкции указывается дата утверждения и номер версии. При изменениях старая версия помещается в архив, вводится новая.
Контроль актуальности. Назначить ответственного за поддержание инструкций в актуальном состоянии. Обычно это HR-менеджер или делопроизводитель. Руководители подразделений обязаны сообщать об изменениях требующих корректировки инструкций.
Раз в год проводить аудит — проверить соответствие инструкций реальному положению дел. Если работники выполняют задачи не прописанные в инструкциях, это сигнал для обновления документов.
Типичные ошибки при составлении
Неопытность в разработке инструкций приводит к проблемам при использовании документов. Разберем частые ошибки.
Копирование шаблонов без адаптации. Взяли типовую инструкцию из интернета, поменяли название компании и должности, утвердили. В итоге обязанности не соответствуют реальности, есть упоминания программ которые компания не использует, ссылки на несуществующие отделы.
Шаблон это основа для доработки, а не готовый документ. Каждый пункт нужно проверить на применимость к конкретной компании и должности.
Размытые формулировки. "Обеспечивает эффективную работу подразделения", "Способствует развитию компании", "Принимает участие в процессах". Что конкретно делать? Как измерить выполнение?
Такие фразы заполняют объем но не несут практической пользы. При конфликте невозможно доказать выполнял работник эти обязанности или нет.
Перегрузка обязанностями. В инструкцию внесли 50 обязанностей, каждая требует времени. В сумме получается 12-часовой рабочий день. Физически невыполнимо.
Нужно оценивать реалистичность объема. Если работник не справляется с обязанностями, возможно их слишком много, а не работник плохой.
Опасные ошибки в инструкциях:
• Противоречие между инструкцией и трудовым договором
• Включение обязанностей выходящих за рамки квалификации
• Ответственность превышающая установленную законом
• Отсутствие связи между обязанностями и правами
• Использование устаревших ссылок на документы
• Неясная подчиненность и взаимодействие
• Дублирование обязанностей с другими должностями
• Отсутствие критериев оценки выполнения
Игнорирование мнения работника. Инструкцию написали в кабинете руководства, не спросив мнение тех кто реально выполняет работу. В результате описание не соответствует практике, работники не понимают зачем эта бумажка.
Вовлечение будущих исполнителей в разработку повышает качество инструкции и приверженность ей.
Формальный подход. Инструкция создается для галочки чтобы был документ. Потом лежит мертвым грузом, никто ее не применяет. При найме не показывают, при аттестации не используют.
Инструкция должна быть рабочим инструментом а не пылящейся бумагой. Регулярно обращаться к ней, использовать для постановки задач, оценки, обучения.
Отсутствие гибкости. Прописали обязанности слишком жестко. Любое отклонение требует изменения инструкции. Бизнес динамичен, процессы меняются, а документ не успевает.
Баланс между конкретностью и гибкостью — искусство. Основные обязанности детально, мелкие задачи обобщенно с формулировкой "выполняет поручения руководителя в рамках компетенции".
Примеры для разных должностей
Должностные инструкции различаются в зависимости от уровня должности, специфики функций, индустрии. Рассмотрим особенности для разных категорий.
Руководители. Инструкция директора или начальника отдела фокусируется на управленческих функциях. Планирование работы подразделения, постановка задач подчиненным, контроль выполнения, принятие управленческих решений, взаимодействие с вышестоящим руководством.
Обязанности: "Разрабатывает и утверждает планы работы отдела на квартал и год", "Распределяет задачи между подчиненными специалистами в соответствии с их компетенциями", "Проводит еженедельные совещания отдела для координации работы".
Права: "Принимает решения о найме и увольнении работников отдела в пределах штатной численности", "Утверждает график отпусков подчиненных", "Подписывает документы от имени отдела".
Специалисты. Инструкции для специалистов детализируют профессиональные задачи. Для бухгалтера — операции по учету, подготовка отчетности, взаимодействие с контролирующими органами. Для программиста — разработка кода, тестирование, документирование, участие в code review.
Обязанности программиста: "Разрабатывает программный код в соответствии с техническими заданиями", "Проводит unit-тестирование разработанного функционала", "Участвует в code review кода коллег, предоставляет конструктивную обратную связь".
Рабочие. Инструкции для производственного персонала описывают технологические операции, требования безопасности, работу с оборудованием.
Обязанности слесаря: "Проводит техническое обслуживание оборудования согласно графику ТО", "Выполняет ремонт оборудования в соответствии с заявками от производственных участков", "Ведет журнал учета выполненных работ по форме ЖР-5".
Обслуживающий персонал. Секретари, водители, уборщики — их инструкции фокусируются на обслуживающих функциях и стандартах качества.
Обязанности секретаря: "Принимает входящие телефонные звонки, определяет адресата, переключает на соответствующего специалиста", "Регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию в журнале регистрации", "Организует переговорные комнаты для встреч, обеспечивает техническое оснащение".
Продавцы и менеджеры по продажам. Акцент на коммуникацию с клиентами, выполнение планов продаж, ведение CRM.
Обязанности менеджера по продажам: "Совершает исходящие звонки потенциальным клиентам из базы, минимум 50 звонков в рабочий день", "Проводит презентации продукции клиентам, выявляет потребности, готовит коммерческие предложения", "Ведет учет клиентов и сделок в CRM-системе, обновляет информацию ежедневно".
Отраслевые особенности:
IT-компания: Упор на гибкие методологии, работу в команде, непрерывное обучение. "Участвует в ежедневных stand-up встречах команды", "Проходит минимум 40 часов обучения в год по профильным направлениям".
Производство: Детальные требования к безопасности, работе с оборудованием, качеству продукции. "Проходит инструктаж по технике безопасности ежеквартально", "Соблюдает технологическую карту производства продукции".
Ритейл: Стандарты обслуживания, работа с кассой, мерчандайзинг. "Консультирует покупателей о характеристиках товара", "Поддерживает выкладку товара согласно планограмме".
Заключение
Должностная инструкция это не бюрократическая формальность, а практический инструмент управления персоналом. Правильно составленная инструкция защищает интересы обеих сторон трудовых отношений и предотвращает конфликты.
Для работодателя инструкция дает основание требовать выполнения конкретных задач, оценивать качество работы, применять дисциплинарные меры. Без четкого описания обязанностей сложно доказать некачественную работу и обосновать увольнение.
Для работника инструкция устанавливает границы ответственности. Защищает от навязывания задач выходящих за рамки должности. Дает понимание критериев оценки и ожиданий работодателя. Позволяет планировать карьеру видя требования к следующим позициям.
Ключ к эффективной инструкции — баланс между детальностью и гибкостью. Слишком общие формулировки бесполезны, слишком жесткие сковывают. Инструкция должна описывать реальную работу, а не идеализированную модель из учебника.
Важно помнить что инструкция это живой документ требующий регулярного обновления. Бизнес меняется, появляются новые технологии и процессы, эволюционируют должностные функции. Устаревшая инструкция не только бесполезна, но и создает юридические риски.
Инвестируйте время в качественную разработку должностных инструкций. Вовлекайте в процесс руководителей подразделений, будущих исполнителей, HR-специалистов, юристов. Результат окупится снижением конфликтов, повышением прозрачности ожиданий и защитой интересов компании при трудовых спорах.
