ЭДО и КЭДО, две разные системы электронного документооборота с похожими названиями, которые многие путают. У них разные назначения, разные законы, разные электронные подписи и разные модели тарификации. Покупка «не того» сервиса, частая ошибка предпринимателя при первом контакте с операторами.
Подробное руководство по кадровому документообороту лежит в нашем pillar-материале «КЭДО в 2026 году». Здесь, короткий разбор отличий двух систем за 9 минут чтения, чтобы вы понимали, что именно покупаете и зачем.
Что такое ЭДО и КЭДО, определения за 1 минуту
ЭДО (электронный документооборот) — это обмен документами между юридическими лицами в цифровом виде с использованием квалифицированной электронной подписи. Если упростить, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные, договоры между компаниями отправляются не курьером в распечатанном виде, а через специальную систему оператора. Получатель видит документ в своём личном кабинете и подписывает его своей УКЭП. Оба экземпляра имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это обмен трудовыми и связанными с ними документами между работодателем и собственными сотрудниками. Трудовой договор, приказ о приёме, заявление на отпуск, ознакомление с должностной инструкцией, всё это сотрудник подписывает в мобильном приложении или личном кабинете. Бумажные оригиналы не нужны.
Важно: КЭДО — это НЕ часть ЭДО и НЕ его расширение. Это отдельная категория документооборота с собственным правовым полем (введена в ТК РФ только в 2021 году), отдельными требованиями к подписям и отдельными форматами документов (приказ Минтруда 578н). Хотя продают их часто одни и те же операторы, Контур, СБИС, Калуга Астрал, внутри это два разных продукта.
7 ключевых отличий КЭДО и ЭДО
Таблица ниже, главное, что нужно знать для выбора сервиса.
| Параметр | ЭДО (обычный) | КЭДО (кадровый) |
|---|---|---|
| С кем обмен | С внешними контрагентами (поставщики, клиенты, госорганы) | С собственными сотрудниками |
| Какие документы | Счета-фактуры, акты, накладные, УПД, договоры с поставщиками, заявления в ФНС | Трудовые договоры, приказы, заявления, графики отпусков, должностные инструкции |
| Какой закон | ФЗ-63 «Об электронной подписи» + НК РФ + Приказ ФНС | Ст. 22.1–22.3 ТК РФ + ФЗ-377 + Приказ Минтруда 578н |
| Подписи участников | УКЭП у обеих сторон | У работодателя УКЭП, у сотрудника УНЭП или ПЭП |
| Куда уходит отчётность | Через оператора в ФНС, СФР, Росстат, таможню | В трудовую инспекцию по запросу, СФР через ЕФС-1 |
| Модель тарификации | За пакет исходящих документов (200, 1 200, 5 000 шт.) | За сотрудника в месяц или год |
| Срок хранения | 4-5 лет (НК РФ ст. 23) | 50-75 лет (требование Росархива для трудовых) |
Главное, что выходит из этой таблицы: разные системы для разных задач. Покупать «один сервис на всё», нельзя; даже у Контура и СБИС, которые продают и ЭДО, и КЭДО — это два разных модуля с разными лицензиями и разной логикой работы.
Например, формат электронного счёта-фактуры, строгий, утверждён ФНС, отклонения от формата ведут к проблемам с НДС-вычетом. Формат электронного приказа о приёме на работу, другой, утверждён Минтрудом 578н, и у него своя структура реквизитов. Поэтому одной программой два разных формата корректно не обработать.
Какие документы где: разбор по типам
| Тип документа | ЭДО | КЭДО | Только бумага |
|---|---|---|---|
| Счёт-фактура, УПД | ✅ | , | , |
| Акт выполненных работ, накладная | ✅ | , | , |
| Договор с поставщиком/клиентом | ✅ | , | , |
| Заявление в ФНС | ✅ | , | , |
| Трудовой договор | , | ✅ | , |
| Приказ о приёме/переводе/отпуске | , | ✅ | , |
| Заявление сотрудника на отпуск, командировку | , | ✅ | , |
| График отпусков | , | ✅ | , |
| Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | , | ✅ | , |
| Бумажная трудовая книжка | , | , | ❌ |
| Акты о несчастных случаях | , | , | ❌ |
| Документы инструктажа по охране труда | , | , | ❌ |
Серая зона, договор гражданско-правового характера (ГПХ). Формально это не трудовой договор, поэтому в КЭДО его не подписывают. Но и в обычном ЭДО он встречается редко, большинство компаний оформляют ГПХ через мессенджер или по почте с сканами. Юридически корректнее всего, подписать УКЭП через ЭДО как обычный договор с физлицом.
«Самая дорогая ошибка при первом контакте с электронным документооборотом, попытка решить кадровые задачи через обычный ЭДО или наоборот. У трудового договора и счёта-фактуры разные юридические основания, разные форматы и разные требования к подписям. Сэкономить, купив одну систему, не получится, реальная экономия начинается, когда оба продукта берутся у одного оператора, чтобы не плодить личные кабинеты.»
Электронные подписи: УКЭП в ЭДО vs УНЭП в КЭДО
Это ключевая техническая разница между двумя системами. Подробнее про виды подписей, в статье «ЭЦП, что это», здесь только то, что нужно для понимания различий.
В ЭДО обе стороны обязаны использовать УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись). Это требование ФЗ-63: только УКЭП придаёт электронному документу полную юридическую силу, равнозначную бумажному с собственноручной подписью. Если контрагент пришлёт вам счёт-фактуру с УНЭП или ПЭП, налоговая может не принять его к вычету НДС. Поэтому в ЭДО других вариантов нет: УКЭП у каждого участника, точка.
В КЭДО ситуация мягче. Со стороны работодателя, обязательна УКЭП (без неё ни один приказ не подписать). А вот со стороны сотрудника достаточно УНЭП или даже ПЭП в простых случаях:
- Трудовой договор и допсоглашения, УНЭП (минимум).
- Заявление на отпуск, командировку, увольнение, УНЭП.
- Ознакомление с приказом или ЛНА (просто галочка «прочитано»), ПЭП (логин + СМС-код).
- Подпись приказа о премии или взыскании, УНЭП.
Это сделано специально, чтобы сотрудникам не нужно было покупать платные подписи и идти в УЦ. УНЭП можно получить бесплатно прямо в КЭДО-сервисе (Контур.КЭДО, СБИС.КЭДО, HRlink, все позволяют выпустить за 5-10 минут). ПЭП формируется автоматически при регистрации в системе.
Что это значит на практике для бизнеса:
- На ЭДО у вас будет одна УКЭП в год для подписей со стороны компании (обновляется ежегодно). Стоит около 1 500-2 500 ₽ за токен (бесплатна сама подпись через УЦ ФНС).
- На КЭДО у вас будет одна УКЭП руководителя + УКЭП кадровика + УНЭП у каждого сотрудника. УНЭПы выпускаются автоматически и бесплатно через сервис.
С 1 сентября 2024 года для подписания документов сотрудником от имени юрлица (не руководителем) дополнительно требуется МЧД, машиночитаемая доверенность. Это касается и ЭДО, и КЭДО.
5 сервисов где можно работать и с ЭДО, и с КЭДО
Большинство крупных российских операторов продают оба продукта. Это удобно, потому что не приходится разводить два разных кабинета и две разных команды поддержки. Ниже, пять платформ, которые покрывают и обмен с контрагентами, и кадровый документооборот.
Saby Docs, оператор ЭДО №1 в России
Saby Docs, флагманский ЭДО-продукт компании Тензор (СБИС). По данным ФНС, Saby обслуживает больше всего абонентов ЭДО в стране. Тарифы, пакетами исходящих: 200 документов за 3 000 ₽, 1 200 за 9 400 ₽, 5 000 за 33 500 ₽, 10 000 за 54 000 ₽. Входящие документы бесплатны без ограничений.
Для кадрового документооборота у Тензора отдельный продукт, СБИС.КЭДО. У них единая авторизация, общий справочник сотрудников и единый личный кабинет руководителя.
Астрал.ЭДО, безлимит первые 3 месяца
Астрал.ЭДО, продукт ГК «Калуга Астрал» (на рынке с 1993 года, один из старейших УЦ России). Главная фишка тарифа, первые 3 месяца безлимит исходящих документов бесплатно, после этого пакеты по 1 500 ₽ (200 шт.), 3 500 ₽ (500 шт.), 7 680 ₽ (1 200 шт.).
Для кадрового документооборота, отдельный продукт Астрал.iКЭДО (от 100 ₽ за сотрудника в месяц). Объединяющая особенность, единый удостоверяющий центр (выпускают и УКЭП, и УНЭП), что упрощает работу с подписями.
Контур.Диадок + Контур.КЭДО, экосистема СКБ Контур
В каталоге Контур.КЭДО представлен как сервис кадрового документооборота, входящий в Контур.Диадок (флагманский ЭДО Контура с 4 000+ компаний-клиентов). У Контура самая широкая экосистема: бухгалтерия (Эльба, Бухгалтерия), отчётность, ЭДО, КЭДО, ОФД, проверка контрагентов, всё под одной авторизацией.
Тариф КЭДО, от 500 ₽ за сотрудника в год (один из самых низких ценовых порогов на рынке). Тариф ЭДО (Диадок), пакетами от 200 документов в год.
СБИС.КЭДО, для кадрового документооборота в экосистеме Saby
СБИС.КЭДО, кадровый продукт Тензора, дополняющий Saby Docs. Стартовый тариф, 0 ₽ для компаний до 10 сотрудников (этим пользуются ИП и микробизнес). Корпоративный, 150 ₽/сотр./мес, Максимальный, 250 ₽. Полная нативная интеграция с 1С:ЗУП.
Когда выгоднее всего: компании, которые уже работают в экосистеме СБИС (бухгалтерия, отчётность, ЭДО), добавление КЭДО не потребует миграции данных, всё уже подключено.
Т-Банк ЭДО, документы с самозанятыми внутри банка
Т-Банк ЭДО, особенный кейс: это не оператор ЭДО и не замена Диадоку, а узкий модуль внутри сервиса «Выплаты самозанятым». Он закрывает ровно одну задачу, договоры и акты с исполнителями на НПД, которые подписываются простой электронной подписью, кодом из СМС. Счета-фактуры и УПД так подписать нельзя, для них требуется квалифицированная подпись и оператор из перечня ФНС, роуминга с Диадоком или СБИС здесь нет. Плата за сервис разовая, 100 ₽ по соглашению, но заказчику нужен расчётный счёт в Т-Банке.
Кадрового КЭДО у Т-Банка нет, для кадровых задач в этой связке покупается отдельный продукт у внешнего провайдера.
«Если у вас 50 сотрудников и 200 контрагентов, выгоднее всего зайти в одну экосистему (Контур или СБИС) и подключить ЭДО и КЭДО последовательно. Один кабинет, один менеджер поддержки, один справочник сотрудников. Если попытаться собрать систему из двух разных операторов, каждый запрос данных превратится в выгрузку Excel из одной системы и загрузку в другую.»
Итог: как выбрать что внедрять первым
Если у вас регулярные сложности со сбором закрывающих документов от поставщиков, начните с ЭДО, экономия начнётся в первые же 2-3 месяца. Если основная боль, оформление и удержание линейного персонала или удалённые сотрудники, приоритет у КЭДО. Если обе задачи актуальны, выбирайте экосистему одного оператора (Контур, СБИС или Калуга Астрал) и подключайте два продукта последовательно. Это стандартный путь среднего бизнеса в 2026 году.
