Накладные расходы: что это такое, как рассчитать и правильно учитывать
***
Вы запускаете производство нового продукта, тщательно считаете материалы и зарплату рабочих. Цифры сходятся, маржа выглядит привлекательно. Но через квартал обнаруживается, что прибыли нет — она съедена арендой, зарплатами административного персонала, коммунальными платежами и сотней других "незаметных" трат. Знакомая ситуация?
Накладные расходы часто остаются в тени прямых затрат, хотя могут составлять от 20% до 70% себестоимости продукции. Многие предприниматели не уделяют им должного внимания, считая эти издержки неизбежными. Результат предсказуем — завышенная себестоимость, низкая конкурентоспособность и убыточные направления бизнеса, которые маскируются под прибыльные.
Понимание структуры накладных издержек критически важно для принятия управленческих решений. Без корректного учета этих затрат невозможно определить реальную себестоимость продукции, установить адекватные цены или оценить рентабельность отдельных направлений. В этой статье разберем, что относится к накладным расходам, как их правильно учитывать и распределять, а главное — где искать резервы для оптимизации без ущерба для бизнеса.
Что такое накладные расходы и зачем их выделять
Накладные расходы представляют собой затраты предприятия, которые невозможно напрямую отнести на конкретный продукт или услугу. Это издержки, обеспечивающие общие условия для ведения бизнеса — от аренды офиса до зарплаты директора. В отличие от прямых затрат, которые четко привязаны к единице продукции, накладные расходы носят косвенный характер.
Представьте мебельную фабрику. Стоимость древесины и работа столяра — прямые затраты на изготовление стола. А зарплата бухгалтера, электричество в цехе, амортизация оборудования — накладные издержки, которые относятся ко всему производству. Эти траты нельзя точно распределить на каждый конкретный стол, но без них производство невозможно.
Накладные расходы обеспечивают функционирование бизнеса в целом, а не создание конкретной единицы продукции
Выделение накладных издержек необходимо для корректного ценообразования. Если включить в стоимость товара только прямые затраты, компания будет работать в убыток — накладные расходы никто не покроет. Поэтому эти издержки распределяют между всеми видами продукции пропорционально выбранной базе.
От точности учета косвенных затрат зависит финансовая картина бизнеса. Неправильное распределение приводит к искажению себестоимости — одни товары кажутся рентабельными, другие убыточными, хотя реальность может быть противоположной. Это влечет ошибочные решения о снятии продуктов с производства или, наоборот, расширении убыточных направлений.
Управленческий учет требует четкого разделения всех затрат на прямые и косвенные. Это позволяет анализировать эффективность бизнес-процессов, находить точки роста и оптимизировать структуру издержек без потери качества продукции.
Классификация накладных расходов по видам и назначению
Косвенные издержки предприятия группируют по нескольким признакам. Каждая классификация помогает понять природу затрат и выбрать оптимальный метод управления ими.
По функциональному назначению выделяют производственные и административные накладные расходы. Производственные связаны с организацией основной деятельности — содержание производственных помещений, оплата труда вспомогательных рабочих, техническое обслуживание оборудования. Административные обеспечивают общее управление компанией — зарплаты руководителей, канцелярские товары, юридические услуги, представительские расходы.
Операционные издержки включают затраты на реализацию продукции. Реклама и маркетинг, зарплата отдела продаж, упаковка и доставка товаров, обслуживание торговых точек — все это относится к коммерческим накладным расходам. Эти траты напрямую влияют на объем продаж, но не связаны с производством.
Основные виды накладных расходов
| Категория | Примеры затрат | Доля в структуре |
| Общепроизводственные | Аренда цеха, амортизация, энергия | 30-40% |
| Административные | Офис, управление, бухгалтерия | 20-30% |
| Коммерческие | Маркетинг, продажи, логистика | 25-35% |
| Прочие | Налоги, страхование, обучение | 10-15% |
По характеру зависимости от объема производства различают условно-постоянные и условно-переменные накладные расходы. Постоянные не меняются при изменении выпуска — аренда помещений, оклады администрации, амортизация. Переменные растут вместе с объемом производства — электроэнергия для оборудования, расходные материалы, зарплата вспомогательных рабочих.
Деление на переменные и постоянные условно, потому что при значительных изменениях объема даже "постоянные" издержки меняются. Расширение производства потребует дополнительных площадей, новых менеджеров, усиления бухгалтерии. Поэтому корректнее говорить об условно-постоянных затратах, которые остаются неизменными в определенном диапазоне деловой активности.
По возможности контроля выделяют контролируемые и неконтролируемые издержки. Контролируемые накладные расходы руководитель подразделения может регулировать — расход канцтоваров, командировочные траты, услуги подрядчиков. Неконтролируемые назначаются сверху и не зависят от менеджера — доля общехозяйственных затрат, амортизация, централизованные услуги.
Нормируемые и ненормируемые расходы различаются с точки зрения налогообложения. Некоторые виды накладных издержек принимаются для целей налога на прибыль только в пределах установленных лимитов — представительские расходы, компенсация за использование личного транспорта, суточные сверх норм.
Методы расчета и распределения накладных расходов
Базовая формула для определения суммы накладных издержек проста — из общих затрат вычитают прямые расходы. Все, что осталось, относится к косвенным затратам, требующим распределения между видами продукции.
Накладные расходы = Общие затраты − Прямые материалы − Прямой трудКоэффициент накладных расходов показывает соотношение косвенных затрат к выбранной базе распределения. Его рассчитывают делением суммы накладных издержек на базу — фонд оплаты труда, стоимость материалов, машино-часы работы оборудования или объем произведенной продукции.
Метод распределения пропорционально зарплате применяется чаще всего. Накладные расходы делят на фонд оплаты труда основных рабочих, получая процент. Затем этот процент начисляют на зарплату по каждому виду продукции. Метод прост в расчетах, но не всегда объективен — трудоемкие изделия получают большую долю накладных расходов, чем материалоемкие.
Распределение по материальным затратам используют в материалоемких производствах. Процент накладных издержек рассчитывают от стоимости сырья и материалов. Метод логичен для отраслей, где основные траты приходятся на сырье — деревообработка, текстильная промышленность, пищевое производство.
Пример распределения:
Мебельная фабрика произвела за месяц столы на 500 тыс. рублей и стулья на 300 тыс. Накладные расходы составили 240 тыс. Распределяя пропорционально выручке: столы получают 150 тыс. (62,5%), стулья — 90 тыс. (37,5%). Коэффициент накладных расходов — 30% от выручки.
Машино-часы как база распределения подходят автоматизированным производствам. Накладные издержки делят на общее время работы оборудования, получая ставку на один машино-час. Затем умножают эту ставку на часы, потраченные на каждый вид продукции. Метод точнее отражает реальное потребление ресурсов в высокотехнологичных отраслях.
Функционально-стоимостный анализ (ABC-costing) распределяет затраты через бизнес-процессы. Сначала определяют виды деятельности, потребляющие ресурсы — закупки, наладка оборудования, контроль качества. Потом рассчитывают стоимость каждой операции и относят на продукты пропорционально их использованию. Метод сложнее, но дает наиболее точную картину себестоимости.
Выбор метода распределения зависит от специфики бизнеса, структуры затрат и целей учета. Для налоговой отчетности достаточно простых способов, для управленческих решений нужны более точные методы, учитывающие реальное потребление ресурсов каждым продуктом.
Особенности бухгалтерского учета накладных расходов
В бухгалтерском учете накладные издержки собирают на специальных счетах, а затем списывают на себестоимость продукции. Общепроизводственные расходы накапливают на счете 25, общехозяйственные — на счете 26. В конце месяца эти затраты распределяют между видами продукции выбранным методом.
Счет 25 "Общепроизводственные расходы" включает траты, связанные непосредственно с производственным процессом. Сюда относят амортизацию производственного оборудования, зарплату мастеров и наладчиков, расходы на содержание и ремонт основных средств производственного назначения, коммунальные услуги цехов.
Счет 26 "Общехозяйственные расходы" аккумулирует затраты на управление предприятием. Зарплаты административного персонала, офисная аренда, канцтовары, услуги связи, консультационные и юридические услуги, представительские расходы — все это отражается по дебету 26 счета.
- Прямое включение — общепроизводственные расходы со счета 25 распределяют по видам продукции и списывают на счет 20
- Директ-костинг — общехозяйственные расходы со счета 26 сразу относят на счет 90 без распределения
- Полное включение — все накладные издержки с обоих счетов распределяют между видами продукции
- Частичное распределение — производственные распределяют, административные списывают на финансовый результат
Выбор метода учета закрепляют в учетной политике. Директ-костинг упрощает расчеты и позволяет видеть маржинальную прибыль по продуктам, но искажает полную себестоимость. Полное включение всех накладных расходов дает точную себестоимость, но требует сложных расчетов распределения.
Налоговый учет косвенных затрат ведется по правилам главы 25 НК РФ. Косвенные расходы в полном объеме относятся на уменьшение доходов текущего периода. Это выгоднее прямых затрат, которые списываются только по мере реализации продукции. Поэтому компании стремятся максимально квалифицировать издержки как косвенные.
Управленческий учет накладных расходов не регламентирован законодательно. Компания самостоятельно выбирает методы, обеспечивающие руководство информацией для принятия решений. Часто ведут параллельно несколько видов учета — для налоговой, для МСФО, для внутреннего анализа.
Анализ структуры и динамики накладных расходов
Регулярный анализ косвенных издержек помогает выявить резервы снижения затрат и повысить эффективность бизнеса. Начинают с изучения структуры — какие виды накладных расходов преобладают и как они соотносятся между собой.
Горизонтальный анализ показывает изменение абсолютных сумм по статьям затрат за несколько периодов. Рост накладных расходов опережающими темпами относительно выручки сигнализирует о снижении эффективности управления. Важно не только отслеживать общую сумму, но и анализировать каждую статью отдельно.
Вертикальный анализ раскрывает долю каждого вида издержек в общей структуре накладных расходов. Это помогает понять, на что уходит больше всего средств и где сконцентрировать усилия по оптимизации. Обычно самые крупные статьи — аренда, зарплата административного персонала, амортизация, маркетинг.
Коэффициент накладных расходов к выручке показывает, сколько копеек косвенных издержек приходится на каждый рубль продаж. Снижение этого показателя при росте выручки свидетельствует об эффекте масштаба — постоянные накладные расходы размываются увеличением объема реализации.
Сравнение с нормативами и среднеотраслевыми значениями дает понимание конкурентной позиции. Если накладные расходы существенно выше отраслевых показателей, это повод для глубокого анализа причин. Возможно, раздута административная структура или неэффективно организованы бизнес-процессы.
Факторный анализ выявляет причины изменения накладных издержек. Отклонения могут быть вызваны ростом цен на услуги, увеличением штата, расширением производственных площадей, инфляцией. Понимание факторов влияния позволяет воздействовать на управляемые элементы затрат.
ABC-анализ накладных расходов группирует статьи по принципу Парето. Обычно 20% статей забирают 80% суммы накладных издержек. Сосредоточив внимание на группе А — самых затратных позициях, можно достичь максимального эффекта от оптимизации при минимуме усилий.
Практические методы оптимизации накладных расходов
Снижение косвенных издержек не должно превращаться в слепую экономию, подрывающую основы бизнеса. Оптимизация — это поиск баланса между затратами и качеством обеспечения производственного процесса. Существуют проверенные подходы, дающие результат без критических потерь.
Нормирование накладных расходов устанавливает лимиты затрат по каждой статье. Разрабатывают нормативы потребления ресурсов на единицу продукции или процент от выручки. Контроль исполнения нормативов выявляет перерасходы и стимулирует ответственных лиц к экономии.
Аутсорсинг непрофильных функций позволяет снизить постоянные накладные издержки. Передача бухгалтерии, IT-поддержки, клининга, охраны специализированным компаниям часто обходится дешевле содержания собственных подразделений. Фиксированная плата за услуги становится условно-переменным расходом вместо постоянных затрат на персонал.
Централизация и оптимизация бизнес-процессов устраняет дублирование функций. Объединение закупок снижает административные издержки, единый колл-центр обслуживает несколько направлений, общая бухгалтерия ведет учет всех подразделений. Эффект масштаба размывает постоянные накладные расходы на больший объем операций.
Кейс оптимизации:
Производственная компания с накладными расходами 12 млн в год провела анализ и реализовала комплекс мер. Переход на светодиодное освещение экономит 180 тыс., пересмотр договора аренды снизил платежи на 400 тыс., перевод части функций на аутсорсинг сократил зарплатный фонд на 1,2 млн. Суммарная экономия — 1,78 млн рублей ежегодно или 15% от исходной суммы.
Автоматизация процессов сокращает трудозатраты административного персонала. Электронный документооборот, CRM-системы, автоматический учет рабочего времени, роботизация рутинных операций — все это снижает потребность в ручном труде и уменьшает накладные издержки на управление.
Пересмотр системы мотивации связывает вознаграждение персонала с результатами. Переменная часть зарплаты зависит от выполнения планов, что превращает постоянные издержки в переменные. В период спада производства расходы на персонал автоматически снижаются.
Энергоэффективность и ресурсосбережение дают устойчивый эффект. Установка счетчиков потребления, утепление помещений, энергосберегающее оборудование, оптимизация маршрутов логистики — инвестиции окупаются за счет снижения коммунальных платежей и транспортных расходов.
Регулярный пересмотр договоров с поставщиками услуг выявляет возможности для экономии. Конкурентные закупки, консолидация объемов, долгосрочные контракты с фиксированными ценами защищают от роста накладных расходов и часто дают скидки от поставщиков.
Бюджетирование накладных расходов с жесткими лимитами дисциплинирует руководителей подразделений. Ежемесячный контроль исполнения бюджета и анализ отклонений стимулируют к рациональному использованию ресурсов. Система KPI, привязанная к соблюдению бюджета, усиливает ответственность за перерасходы.
***
Управление накладными расходами — непрерывный процесс, требующий системного подхода. Понимание структуры косвенных издержек, правильные методы учета и распределения, регулярный анализ и целенаправленная оптимизация позволяют снизить себестоимость продукции без ущерба для качества. Контроль накладных расходов напрямую влияет на прибыльность бизнеса и его конкурентоспособность на рынке.
