Компания заключает сделку на миллион, подписывает договор, отгружает товар. Все счастливы — прибыльный контракт в кармане. Через неделю бухгалтер сообщает: денег на зарплату нет. Покупатель заплатит через месяц, а сотрудники требуют деньги сегодня. Классический кассовый разрыв.
Такие ситуации возникают, когда компания не управляет денежными потоками. Есть прибыль в отчетах, но нет денег в кассе. Решение простое — вести платежный календарь. Инструмент показывает, когда придут деньги, когда нужно платить, и хватит ли средств на все обязательства.
Что такое платежный календарь
Платежный календарь — это документ, в котором собраны все планируемые поступления и платежи компании с привязкой к конкретным датам. Это расписание движения денег: когда придут деньги от покупателей, когда нужно заплатить поставщикам, перечислить зарплату, внести налоги, погасить кредит.
Календарь отличается от обычного бюджета детализацией по дням или неделям. Бюджет показывает, сколько компания заработает и потратит за месяц. Календарь показывает, в какой конкретно день придут или уйдут деньги. Эта разница критична для управления ликвидностью.
Основная задача платежного календаря — обеспечить платежеспособность компании в любой момент времени. Даже прибыльный бизнес может столкнуться с дефицитом денег, если сроки поступлений не совпадают со сроками платежей. Календарь помогает это предвидеть.
Представьте водопроводную систему. Вода постоянно поступает и уходит через разные краны. Если открыть все краны одновременно, давление упадет. Платежный календарь — это схема, которая показывает, когда какие краны открыты, чтобы поддерживать стабильный напор.
Для планирования платежей особенно важно точно рассчитывать налоги и обязательные платежи. Например, калькулятор НДС поможет заранее определить сумму налога к уплате, чтобы зарезервировать необходимые средства на соответствующую дату.
Важно: платежный календарь составляется на основе договоров и обязательств, а не на основе прогнозов и предположений.
Зачем нужен платежный календарь
Первая причина — предотвращение кассовых разрывов. Компания видит на две-четыре недели вперед, хватит ли денег на все платежи. Если намечается дефицит, есть время найти решение: договориться об отсрочке с поставщиком, ускорить поступления от клиентов, взять краткосрочный заем.
Вторая причина — приоритизация платежей. Денег не хватает на всё. Что платить в первую очередь? Зарплату сотрудникам, налоги в бюджет, критичных поставщиков. Календарь помогает распределить приоритеты и избежать штрафов за просрочку важных платежей.
Третья причина — управление остатками денежных средств. Если по календарю видно, что на две недели образуется профицит в 5 миллионов, можно положить деньги на депозит или инвестировать в краткосрочные инструменты. Деньги не должны лежать мертвым грузом.
Ключевые задачи платежного календаря:
• Контроль текущей ликвидности компании
• Прогнозирование дефицита или профицита денежных средств
• Планирование источников финансирования при недостатке средств
• Оптимизация остатков на расчетных счетах
• Координация работы разных подразделений компании
• Контроль исполнения платежной дисциплины
Четвертая причина — дисциплина платежей. Когда все обязательства собраны в одном документе, сложнее что-то забыть. Штрафы за просрочку платежей, пени по налогам, неустойки по договорам — всё это съедает прибыль. Календарь защищает от случайных просрочек.
Пятая причина — прозрачность для руководства. Директор открывает календарь и сразу видит финансовое состояние компании на ближайший период. Не нужно звонить бухгалтеру и выяснять, есть ли деньги на новую закупку. Всё видно в одной таблице.
Для компаний, работающих с кредитами, календарь показывает график погашения задолженности. Можно заранее рассчитать ежемесячные платежи и убедиться, что денег хватит. Используйте кредитный калькулятор, чтобы спланировать выплаты по займам и включить их в общий график платежей.
Структура и виды календарей
Базовая структура платежного календаря включает три блока: остаток на начало периода, поступления денежных средств и выплаты. Разница между поступлениями и выплатами дает остаток на конец периода. Этот остаток становится начальным остатком следующего периода.
Поступления детализируются по источникам: выручка от продаж, возврат дебиторской задолженности, кредиты и займы, вклады учредителей, прочие поступления. Каждый источник привязывается к конкретной дате — дню, когда деньги реально придут на счет.
Выплаты группируются по направлениям: оплата поставщикам, зарплата и налоги с зарплаты, налоги и сборы, погашение кредитов, инвестиции, прочие расходы. Критически важные платежи отмечаются — их нельзя переносить.
Виды платежных календарей по периодичности
| Вид календаря | Горизонт планирования | Кому подходит |
| Ежедневный | 7-14 дней | Компании с большим оборотом и узкой маржой |
| Еженедельный | 1-2 месяца | Средний бизнес со стабильными потоками |
| Ежемесячный | Квартал-год | Крупные компании с прогнозируемой деятельностью |
| Декадный | 1 месяц | Производственные предприятия |
По степени детализации календари делятся на укрупненные и детальные. Укрупненный показывает общие потоки по направлениям. Детальный расписывает каждую операцию отдельной строкой. Выбор зависит от размера компании и сложности денежных потоков.
Налоговый календарь — отдельный инструмент внутри общего платежного календаря. В нем собраны все налоги и взносы с указанием сроков уплаты. НДС, налог на прибыль, НДФЛ, страховые взносы, имущественные налоги. Пропуск срока уплаты ведет к пеням и блокировке счетов.
Календарь по контрагентам показывает, кому и когда компания должна заплатить. Полезно для координации закупок и работы с поставщиками. Видно, у кого можно попросить отсрочку, а с кем лучше расплатиться досрочно за скидку.
Пример структуры календаря:
Остаток на 1 декабря: 500 000 рублей
Поступления: оплата от клиентов 800 000 + возврат займа 200 000 = 1 000 000 рублей
Выплаты: поставщики 600 000 + зарплата 250 000 + налоги 100 000 = 950 000 рублей
Остаток на 10 декабря: 500 000 + 1 000 000 - 950 000 = 550 000 рублей
Как составить платежный календарь
Начните со сбора информации о плановых поступлениях. Выпишите все договоры с покупателями, где указаны даты оплаты. Учитывайте реальные, а не договорные сроки — если клиент всегда платит с задержкой на неделю, закладывайте это в календарь.
Источники данных для поступлений: договоры с отсрочкой платежа, график платежей по рассрочкам, планируемые поступления от розницы (на основе статистики), возвраты дебиторской задолженности, договоры кредитования. Будьте консервативны в оценках — лучше получить больше, чем запланировали.
Теперь соберите информацию о платежах. Договоры с поставщиками, ведомости на зарплату, график платежей по кредитам, налоговый календарь, коммунальные платежи, аренда. Критичные платежи отметьте цветом или приоритетом — их нельзя переносить.
Алгоритм составления календаря:
• Определите горизонт планирования — обычно от недели до месяца
• Внесите остаток денежных средств на начало периода
• Соберите данные о плановых поступлениях с точными датами
• Составьте список всех предстоящих платежей с датами и суммами
• Распределите платежи по дням с учетом приоритетов
• Рассчитайте остатки на конец каждого дня
• Выявите даты возможных кассовых разрывов
• Разработайте план действий при дефиците средств
Разделите платежи на обязательные и необязательные. Обязательные — зарплата, налоги, критичные поставщики, коммунальные платежи, кредиты. Необязательные — закупка нового оборудования, маркетинговые активности, обучение персонала. При дефиците средств необязательные платежи откладываются.
Для компаний на упрощенной системе налогообложения важно правильно спланировать налоговые платежи. Калькулятор УСН поможет рассчитать авансовые платежи и годовой налог, чтобы зарезервировать средства заранее и избежать кассовых разрывов в периоды уплаты налогов.
Анализ и корректировка
Платежный календарь — живой документ, который требует постоянной актуализации. Каждый день обновляйте фактические данные: какие деньги пришли, какие платежи прошли. Сравнивайте план с фактом и корректируйте прогнозы на оставшиеся дни.
Анализ разрывов начинается с расчета кумулятивного остатка по дням. Если в какой-то день остаток становится отрицательным, это кассовый разрыв. Нужно либо перенести некритичные платежи, либо ускорить поступления, либо найти внешнее финансирование.
При обнаружении разрыва действуйте по приоритетам. Сначала попробуйте договориться с поставщиками об отсрочке. Затем свяжитесь с должниками и попросите ускорить оплату, возможно, предложив скидку за досрочный расчет. В крайнем случае — краткосрочный кредит или овердрафт.
Инструменты управления при кассовых разрывах:
• Переговоры с поставщиками об отсрочке платежей на 1-2 недели
• Стимулирование досрочной оплаты клиентами через скидки 2-3%
• Использование овердрафта по расчетному счету
• Факторинг — продажа дебиторской задолженности
• Краткосрочные займы от учредителей или партнеров
• Оптимизация запасов и распродажа неликвидов
Анализ исполнения проводится еженедельно или ежемесячно. Сравнивайте плановые и фактические показатели. Почему поступления были меньше? Клиенты задержали платеж или продажи упали? Почему расходы выросли? Появились незапланированные затраты или не удалось договориться о скидке?
Ключевой показатель — коэффициент достаточности денежных средств. Делите средний остаток денег на средние ежедневные платежи. Получаете количество дней, на которые хватит текущих средств без новых поступлений. Норма — минимум 10-15 дней для устойчивости.
Золотое правило: поддерживайте страховой запас денежных средств равный 2-3 неделям операционных расходов.
Автоматизация процесса
Ручное ведение платежного календаря в Excel занимает много времени и чревато ошибками. Современные системы автоматизируют большую часть работы: подтягивают данные из банка, напоминают о платежах, автоматически рассчитывают остатки.
Инструменты автоматизации: специализированные программы управления денежными средствами (Treasury Management Systems), модули управления финансами в ERP-системах, онлайн-сервисы для малого бизнеса, продвинутые возможности Excel с макросами и интеграциями.
Интеграция с банком критически важна. Система автоматически загружает выписки, сверяет фактические поступления с планом, отмечает исполненные платежи. Бухгалтеру не нужно вручную переносить данные — всё синхронизируется в реальном времени.
Преимущества автоматизации:
• Экономия времени бухгалтера — с 2-3 часов в день до 30 минут
• Снижение количества ошибок при ручном вводе данных
• Автоматические напоминания о предстоящих платежах
• Мгновенное обновление остатков при изменении данных
• Возможность сценарного анализа — что будет, если отложить платеж
• Консолидация данных по всем счетам и подразделениям
• Доступ к актуальной информации для руководства 24/7
Для малого бизнеса подойдут облачные сервисы. Они дешевле корпоративных систем, проще в освоении и не требуют установки. Базовые функции — ведение календаря, интеграция с банком, уведомления — доступны в бесплатных или недорогих тарифах.
Даже без специальных программ можно улучшить процесс. Настройте в Excel формулы автоматического расчета остатков, условное форматирование для выделения критических дат, сводные таблицы для анализа структуры платежей. Создайте шаблон и просто вносите данные.
Частые ошибки при ведении
Первая ошибка — слишком оптимистичные прогнозы поступлений. Бухгалтер ставит в календарь дату платежа по договору, но клиент регулярно платит с задержкой на две недели. Результат — кассовый разрыв в самый неподходящий момент. Закладывайте в план реальные, а не договорные сроки.
Вторая ошибка — игнорирование малых платежей. Каждый по отдельности незначителен — 5 тысяч за домен, 3 тысячи за подписку, 2 тысячи за мобильную связь. В сумме за месяц набегает 50-100 тысяч. Эти платежи тоже нужно планировать.
Третья ошибка — отсутствие приоритизации. Все платежи считаются одинаково важными. Когда денег не хватает, непонятно, что платить в первую очередь. Разделите платежи на критичные, важные и второстепенные. Критичные — зарплата и налоги. Важные — ключевые поставщики. Второстепенные — всё остальное.
Типичные ошибки планирования:
• Не учитывать НДС при планировании платежей поставщикам
• Забывать про квартальные и годовые платежи по налогам
• Не закладывать резерв на непредвиденные расходы
• Планировать платежи на выходные и праздники
• Не синхронизировать календарь с бюджетом компании
• Вести календарь формально, не используя для принятия решений
Четвертая ошибка — редкое обновление календаря. Компания составила календарь в начале месяца и больше не возвращалась к нему. За месяц ситуация изменилась: одни клиенты заплатили раньше, другие задержали, появились незапланированные расходы. Календарь нужно обновлять минимум раз в неделю.
Пятая ошибка — ведение календаря только бухгалтерией. Отдел продаж не знает о финансовых ограничениях и соглашается на длительные отсрочки. Закупщики не в курсе кассовых разрывов и заказывают товар с предоплатой. Календарь должен быть общим инструментом для всех служб.
Шестая ошибка — отсутствие сценарного планирования. Календарь составлен по базовому сценарию, но нет запасных вариантов. Что делать, если крупный клиент не заплатит вовремя? Где взять деньги на срочный платеж? Всегда держите план Б.
Как определить приоритеты платежей
| Приоритет | Виды платежей | Последствия просрочки |
| Критичный | Зарплата, налоги, ключевые поставщики | Блокировка счетов, остановка бизнеса |
| Высокий | Аренда, кредиты, коммунальные | Штрафы, пени, репутационные риски |
| Средний | Второстепенные поставщики, подписки | Небольшие штрафы, можно договориться |
| Низкий | Инвестиции, обучение, маркетинг | Можно отложить без последствий |
Выводы
Платежный календарь — базовый инструмент управления ликвидностью компании. Он предотвращает кассовые разрывы, помогает оптимизировать денежные потоки и дает руководству полную картину финансового состояния бизнеса на ближайший период.
Эффективное ведение календаря требует дисциплины и регулярности. Обновляйте данные минимум раз в неделю, учитывайте реальные сроки платежей, приоритизируйте обязательства. Автоматизация упрощает процесс и снижает количество ошибок.
Календарь должен быть не формальным документом для отчетности, а рабочим инструментом для принятия управленческих решений. Используйте его для планирования крупных закупок, оценки возможности взять кредит, анализа финансовой устойчивости. Контроль денежных потоков — основа стабильности любого бизнеса.
