Перейти к содержимому

Электронный архив документов

Электронный архив документов хранит сканы и файлы так, чтобы нужный экземпляр находился по реквизитам и был связан с записью учётной системы. На полке — коробочные и облачные архивы, модули к учётным программам и решения для архива первичных документов; различаются они поиском, правами доступа и сроками хранения.

🔄
Операторы ЭДО
14 сервисов
🗂️
СЭД (системы электронного документооборота)
10 сервисов
🚚
ТТН и электронные транспортные накладные
7 сервисов
👤
ЭДО для ИП
6 сервисов
🏪
EDI для торговых сетей
5 сервисов
📦
ЭДО для маркировки товаров
5 сервисов
Найдено сервисов: 0

В подкатегории «Электронный архив документов» пока нет сервисов.

Часто задаваемые вопросы

Чем электронный архив отличается от СЭД?
СЭД ведёт документ, пока он живой: маршрут согласования, задачи, версии, поручения. Архив занимается тем, что уже завершено, — хранит подписанные и отработанные документы и отвечает за то, чтобы нужный экземпляр нашёлся через год или через десять лет. Многие СЭД включают архивный модуль, поэтому границы у продуктов размыты: если процесса согласования нет, а нужно хранилище с поиском по реквизитам, отдельный архив обычно проще во внедрении.
Чем архив отличается от оператора ЭДО?
Оператор ЭДО — это канал обмена с контрагентами: он передаёт юридически значимые документы, фиксирует отправку и получение, ведёт роуминг с другими операторами. Архив — это ваша сторона: сюда попадает и то, что пришло по ЭДО, и то, что подписано на бумаге и отсканировано, и выгрузки из банка и учётной системы. Часть операторов даёт хранение внутри своего сервиса, но оно, как правило, ограничено документами, прошедшими через этот канал.
Что даёт архив первичных документов бухгалтерии?
Основная боль — не хранение как таковое, а поиск и контроль комплектности: по запросу проверяющих или контрагента нужно быстро поднять накладную, акт или счёт-фактуру и понять, есть ли подписанный экземпляр. Электронный архив первичных документов привязывает скан к документу учётной системы, показывает, чего не хватает, и позволяет выгрузить подборку по контрагенту, договору или периоду. Само превращение скана в запись учёта — задача распознавания, это соседняя услуга.
Как хранят документы, подписанные электронной подписью?
Такой документ — это файл вместе с подписью и служебными данными, поэтому хранить одно без другого смысла мало: подпись проверяют по файлу в том виде, в котором его подписали. Архивы кладут рядом сам документ, подпись и сведения о проверке на момент приёма. Отдельный вопрос — что будет, когда срок действия сертификата истечёт: решения различаются тем, сохраняют ли они результат проверки и метки времени. Это стоит спросить у поставщика до внедрения.
Локальный архив или облачный?
Локальный ставят, когда есть свой сервер и требование держать файлы внутри контура компании; облачный — когда не хочется содержать инфраструктуру и администратора. Сравнивают по нескольким пунктам: где физически лежат файлы, как разграничены права по подразделениям, есть ли журнал действий, как выгрузить весь массив при переходе к другому поставщику и как считается объём хранилища. Для учётных документов место хранения — принципиальный вопрос, его проговаривают отдельно.

Архив, СЭД и ЭДО: что из этого что и когда нужно

Слова «архив», «документооборот» и «ЭДО» в разговоре смешиваются, а покупают под ними разные вещи. Разобраться проще всего по вопросу «на какой стадии жизни документа работает продукт»: пока документ согласуют, пока его передают контрагенту или уже после того, как он отработал и его нужно только хранить и находить.

Три задачи, которые часто путают

Обмен с контрагентами ведёт оператор ЭДО. Внутренние маршруты — согласование, подписи, поручения — закрывает СЭД. Хранение готового с поиском, правами доступа и сроками — это электронный архив документов. Один продукт может закрывать все три задачи, но состав работ и цена внедрения у них разные, поэтому полезно понимать, что именно вы покупаете. Отдельно стоит передача бумажных дел на хранение в архивную организацию — это услуга, а не программа, и в этом разделе её не ищут.

Из чего выбирают

На полке встречаются архивные модули систем документооборота, отраслевые решения, которые прикладывают скан к документу учётной программы, облачные хранилища с поиском по реквизитам и специализированные системы долговременного хранения. Сравнивать удобно по нескольким признакам: ищет ли система только по реквизитам или ещё и по тексту распознанного скана, как настраиваются права и журнал доступа, какие есть интеграции с учётной системой и ЭДО, как считается объём и что происходит с данными при расторжении договора.

Сроки хранения и уничтожение

У разных видов документов сроки хранения различаются — от нескольких лет у части учётных до десятилетий у кадровых. Архив помогает не держать всё бессрочно: проставляет срок при приёме, показывает, что его отработало, и ведёт журнал того, что и когда было уничтожено. Если бумага никуда не делась, понадобится гибридный учёт — отметка о том, где лежит подписанный экземпляр, в какой папке и в каком помещении, чтобы по электронной карточке можно было дойти до оригинала.

Каталог обновлён: август 2026