Работа с архивом всплывает у компании разом: съезжает офис, увольняется кадровик, начинается проверка или ликвидация. И выясняется, что бумаги нужно не просто куда-то деть, а разобрать по срокам хранения — их задают закон об архивном деле и перечни Росархива, а не свободное место в шкафу. Отсюда и устройство рынка: одни подрядчики приводят документы в порядок, другие хранят их у себя, третьи уничтожают или переводят в электронный вид. Речь при этом о физических делах и юридических сроках их жизни, а не о программах-архиваторах и не о системах электронного документооборота. Эта страница ведёт в подкатегории — в каждой свой класс исполнителей.
Из чего складывается работа с архивом
Архивная обработка приводит дела в вид, пригодный для длительного хранения: экспертиза ценности, формирование и подшивка дел, нумерация листов, описи. Чаще всего её заказывают под кадровые бумаги: у документов по личному составу сроки хранения измеряются десятилетиями, а передать их дальше можно только подшитыми и описанными. Внеофисное хранение освобождает офис от стеллажей — дела уезжают в хранилище подрядчика и возвращаются по заявке. Передача в государственный или муниципальный архив становится отдельной задачей при ликвидации: там принимают только упорядоченный массив. Уничтожение закрывает обратную сторону — бумаги с истёкшим сроком выносят не в мусор, а по утверждённому акту о выделении к уничтожению. Сканирование и оцифровка нужны, когда к бумажному массиву требуется быстрый доступ и поиск по реквизитам.
Кто выполняет эти работы
Архивные компании полного цикла берут задачу целиком — от вывоза и обработки до хранения, выдачи дел и уничтожения по истечении сроков. Рядом работают узкие подрядчики: владельцы хранилищ, которые только хранят и выдают; компании по уничтожению — с вывозом на промышленную утилизацию или с выездом шредер-машины на территорию заказчика; бюро поточного сканирования и распознавания. Отдельный класс — архивисты и аутсорсинг делопроизводства: они обрабатывают дела прямо в офисе, если документы вывозить нельзя. Рынок сильно завязан на географию: у части компаний хранилище есть только в одном регионе, поэтому проверяйте, забирают ли документы из вашего города.
Что уточнить до договора
Разделяйте состав работ: обработка, хранение, оцифровка и уничтожение считаются отдельно, а «архив под ключ» у двух подрядчиков может означать разный набор. Спросите, в чём считают объём — в делах, коробах или погонных метрах полки: от единицы счёта зависит, сравнимы ли предложения. Дальше — ответственность за сохранность и страхование, срок выдачи дела по запросу и есть ли скан по требованию, условия вывоза документов при расторжении договора, порядок оформления актов об уничтожении. Если в делах есть персональные данные, отдельно обсуждают, как оформлено поручение на их обработку и работает ли подрядчик собственным хранилищем или отдаёт хранение на субподряд.