Уничтожение документов — не вывоз макулатуры, а конец жизненного цикла дела, и у него есть свой порядок. В шредер бумага попадает последней: сначала дела проходят экспертизу ценности, потом всё отобранное перечисляют в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уже этот акт открывает дорогу подрядчику. У организаций — источников комплектования государственного или муниципального архива проект акта вместе с описями дел постоянного хранения рассматривает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения, и руководитель утверждает акт только после её решения. Порядок придуман не ради формальности: восстановить уничтоженное нельзя, а спросить за него могут. Заказ при этом формулируют по-разному — утилизация архива, уничтожение старых документов, вывоз бумаги на переработку, — но последовательность за этими словами одна.
Способы и чем они различаются
Уничтожение документов путём шредирования организуют двумя способами. Вывоз в цех подходит для больших объёмов: документы забирают транспортом подрядчика, измельчают на промышленной установке и передают на переработку. Мобильное шредирование работает наоборот — машина с установкой приезжает к офису, представитель заказчика видит процесс своими глазами, бумага уничтожается на месте. Отдельный параметр — степень измельчения: от широких полос до мелкой крошки, из которой лист собрать уже нельзя. Уровни измельчения описывает стандарт DIN 66399 — от P-1 до P-7; для документов с персональными данными правила хранения архивных документов требуют способ, исключающий восстановление содержания. От этих трёх вещей — объёма, места работ и степени измельчения — и зависит стоимость, вместе с логистикой и тем, нужна ли разборка коробов перед погрузкой.
Кто оказывает услугу
Подрядчики по промышленному шредированию работают от объёма и обычно берут на себя вывоз. Службы мобильного уничтожения приезжают на площадку. Заготовители вторсырья предлагают уничтожение как часть приёма макулатуры — здесь важно уточнить, чем подтверждается сам факт уничтожения, а не только вывоза. Архивные компании полного цикла заходят с другого конца: проводят экспертизу ценности, готовят акт и описи, а измельчение выполняют сами или через партнёра. Если документов много и никто не знает, что из них хранить, начинать разумно именно с экспертизы.
Где проходит граница с соседними разделами
Уничтожение закрывает цикл, а не заменяет его начало. Раздел про архивное хранение отвечает на вопрос, где держать то, что уничтожать рано; раздел про сдачу документов при ликвидации — что делать, когда организация закрывается и часть дел обязана уехать в государственный архив. Оцифровка тоже не повод для шредера: электронный образ сам по себе сроки хранения подлинника не сокращает. Встречается и отраслевая специфика: утилизация первичных документов упирается в сроки, установленные правилами бухгалтерского и налогового учёта, а утилизация медицинских документов — ещё и в режим врачебной тайны, поэтому к способу работ и к оформлению акта там относятся строже.