Услуги по хранению документов заказывают, когда бумага перестаёт помещаться в офис, а выбросить её нельзя: сроки хранения ещё не вышли. Подрядчик принимает документы по описи, размещает их в хранилище, ведёт учёт и по заявке возвращает нужное — оригинал курьером или электронный образ. Организация при этом остаётся тем, с кого спросят проверяющие и бывшие работники: договор перекладывает на исполнителя обязанность обеспечить сохранность, но не обязанность владельца документов хранить их положенный срок.
В хранилище чаще прочего уезжают массивы с длинными сроками и редкими обращениями: бухгалтерская первичка, проектная документация, кадровые дела. Хранение кадровых документов стоит особняком — к ним возвращаются годами позже, когда бывший работник просит справку о стаже, и найти дело нужно быстро. Передача документов в архив на хранение начинается с описи: пока массив не описан, его принимают коробами, и любое обращение к содержимому превращается в перебор.
Покоробочный учёт или подельный
Главное различие между предложениями — глубина учёта, и она определяет почти всё остальное. При покоробочном учёте единицей считается короб: так дешевле, но чтобы достать один документ, придётся поднимать весь короб и искать внутри. При подельном учёте каждое дело описано и промаркировано отдельно, поиск идёт по описи и штриховому коду, а выдача занимает меньше времени. Если к документам почти не обращаются, хватает покоробочного учёта; если архив живой и дела запрашивают постоянно, подельный учёт экономит время на каждой выдаче.
Что стоит выяснить до подписания
Полезно узнать, где физически находится хранилище и принадлежит ли оно исполнителю, как устроены режим и пожарная безопасность, кто имеет доступ к стеллажам и как оформляется выдача. Правила организации хранения архивных документов задают требования к помещениям и режиму — их удобно использовать как список вопросов при осмотре. Отдельно проговаривают выход: за чей счёт документы вывозятся при расторжении договора, в какой срок и в каком виде их вернут. Позже всех вспоминают о делах, у которых срок хранения истёк: часть операторов берёт на себя и экспертизу ценности, и последующее уничтожение.
Кто оказывает услугу
Операторы внеофисного хранения строят дело вокруг собственных архивохранилищ и учётных систем. Архивные компании полного цикла добавляют обработку, оцифровку и уничтожение — им удобно отдать задачу целиком. Часть подрядчиков вместо вывоза предлагает организовать архив на территории заказчика: рассчитать стеллажи, оборудовать помещение и поставить учёт. Соседний раздел про архивацию личных дел — о том, как описать дела до передачи. А когда организация закрывается, коммерческое хранилище дела по личному составу не подменяет — об этом соседний раздел про сдачу документов в архив при ликвидации.