Архивация личных дел сотрудников начинается не со сшивателя, а с разбора: какие дела вообще есть, за какие годы, что в них лежит и что из этого подлежит хранению. Кадровая папка уволенного редко бывает готовой к архиву — в ней встречаются черновики, дубли, копии личных документов и бумаги, попавшие в дело случайно. Поэтому исполнитель сначала сверяет состав с номенклатурой дел и с перечнем, по которому определяются сроки хранения, и только потом берётся за оформление. Называют задачу по-разному — архивация или архивирование личных дел уволенных работников, архивная обработка кадровых документов, — но состав работ за этими словами один.
Из чего складывается работа
Личные дела уволенных включают в опись по году увольнения, а внутри года располагают по алфавиту фамилий — так их потом ищут по запросам о стаже и заработке. Каждое дело получает внутреннюю опись документов, сплошную нумерацию листов и лист-заверитель, где указано, сколько листов и в каком они состоянии. Скрепки и файлы убирают, дело подшивают или переплетают, на обложке пишут название организации, заголовок, крайние даты и срок хранения. Толстую папку делят на тома: правила ограничивают дело и по числу листов, и по толщине. Сама опись дел по личному составу нужна и для внутреннего поиска, и при передаче массива дальше.
Кто берётся за такую работу
Архивные компании полного цикла ведут задачу от разбора коробов до готовых описей и при желании забирают дела на хранение. Архивисты на выезде работают в помещении заказчика — этот вариант выбирают, когда документы вывозить нельзя или не хочется. Кадровый аутсорсинг иногда включает обработку архива в договор, но глубина услуги бывает разной: одни доводят дела до описи, другие только раскладывают по годам. Есть и узкие подрядчики по переплёту и подшивке — к ним идут, когда экспертиза ценности уже проведена своими силами и осталась механическая часть.
Где проходит граница с соседними разделами
Здесь речь о том, как привести дела в порядок. Куда их потом положить и как получать обратно — соседний раздел про архивное хранение; что делать, когда организация закрывается и дела уходят в государственный архив, — раздел про сдачу документов при ликвидации; что делать с бумагами, у которых срок вышел, — раздел про уничтожение. Программы кадрового учёта и кадровый электронный документооборот стоят в стороне: они помогают вести текущие документы, но бумажную папку уволенного за архивиста не подошьют.