Перейти к содержимому

Архивация личных дел сотрудников

Архивация личных дел сотрудников — это подготовка кадровых бумаг уволенных к архивному хранению: дела формируют по годам, нумеруют листы, оформляют внутреннюю опись, а на массив составляют опись по личному составу. В разделе — архивные компании, архивисты на выезде и подрядчики, берущие обработку вместе с хранением.

📦
Архивное хранение документов
0 сервисов
🏛️
Сдача документов в архив при ликвидации
0 сервисов
🗑️
Уничтожение документов
0 сервисов
🖨️
Сканирование документов
0 сервисов
Найдено сервисов: 0

В подкатегории «Архивация личных дел сотрудников» пока нет сервисов.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вообще вести личные дела на работников?
Обязанность вести личные дела установлена для государственной гражданской и муниципальной службы, а также для ряда других видов службы. Остальные работодатели решают это сами: заводят дела и закрепляют порядок в локальном акте либо ограничиваются трудовым договором, приказами и личной карточкой. От этого зависит и объём архивной работы: там, где дел не вели, обрабатывать придётся приказы по личному составу, лицевые счета и карточки, а не папки на каждого. Обязанность хранить документы по личному составу при этом остаётся в любом случае.
Как оформляют дело уволенного, чтобы его принял архив?
Дело расшивают, убирают скрепки, зажимы и файлы, листы нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Внутрь кладут внутреннюю опись документов, в конец — лист-заверитель с числом листов и отметками об особенностях: склейках, конвертах, повреждённых страницах. Затем дело подшивают или переплетают и оформляют обложку: название организации, заголовок дела, крайние даты, срок хранения, номер по описи. Если листов слишком много, папку делят на тома — правила ограничивают объём одного дела.
По какому признаку формируют дела: по годам или по алфавиту?
Обычно и так, и так: дела уволенных группируют по году увольнения, а внутри года раскладывают по алфавиту фамилий. Логика простая — запросы к кадровому архиву приходят про конкретного человека и конкретный период, и такой порядок позволяет найти нужное, не перебирая весь массив. Если личных дел на работников не вели, тот же принцип применяют к приказам по личному составу и лицевым счетам: их подшивают в дела по годам, а поиск идёт по описи.
Что делают с копиями паспорта и других личных документов?
Их разбирают отдельно. Закон о персональных данных требует, чтобы содержание и объём обрабатываемых сведений соответствовали целям обработки и не были избыточными, — поэтому лишние копии из дела чаще изымают, а не подшивают на всякий случай. Решение принимает работодатель как оператор персональных данных, исполнитель лишь показывает, что нашёл, и предлагает варианты. Изъятие фиксируют, чтобы позже не возникло вопросов о недостающих листах.
Архивист на выезде или вывоз дел к подрядчику — что выбрать?
Это разные схемы, и выбор чаще упирается не в цену. Работа на площадке заказчика подходит, когда документы нельзя выносить или кадровая служба хочет держать процесс на глазах: специалист приезжает со своим инструментом, но ему нужны стол, место и доступ. Вывоз к подрядчику быстрее на больших объёмах и не занимает офис, зато требует описи при передаче и обратной приёмки. В договоре имеет смысл заранее прописать, кто отвечает за сохранность на время работ и в какой срок дело можно получить обратно.

Что входит в обработку кадрового архива и кто её делает

Архивация личных дел сотрудников начинается не со сшивателя, а с разбора: какие дела вообще есть, за какие годы, что в них лежит и что из этого подлежит хранению. Кадровая папка уволенного редко бывает готовой к архиву — в ней встречаются черновики, дубли, копии личных документов и бумаги, попавшие в дело случайно. Поэтому исполнитель сначала сверяет состав с номенклатурой дел и с перечнем, по которому определяются сроки хранения, и только потом берётся за оформление. Называют задачу по-разному — архивация или архивирование личных дел уволенных работников, архивная обработка кадровых документов, — но состав работ за этими словами один.

Из чего складывается работа

Дела уволенных формируют по году увольнения, а внутри года раскладывают по алфавиту фамилий — так их потом ищут по запросам о стаже и заработке. Каждое дело получает внутреннюю опись документов, сплошную нумерацию листов и лист-заверитель, где указано, сколько листов и в каком они состоянии. Скрепки и файлы убирают, дело подшивают или переплетают, на обложке пишут название организации, заголовок, крайние даты и срок хранения. Толстую папку делят на тома: правила ограничивают дело и по числу листов, и по толщине. Отдельно составляют опись дел по личному составу — она нужна и для внутреннего поиска, и при передаче массива дальше.

Кто берётся за такую работу

Архивные компании полного цикла ведут задачу от разбора коробов до готовых описей и при желании забирают дела на хранение. Архивисты на выезде работают в помещении заказчика — этот вариант выбирают, когда документы вывозить нельзя или не хочется. Кадровый аутсорсинг иногда включает обработку архива в договор, но глубина услуги бывает разной: одни доводят дела до описи, другие только раскладывают по годам. Есть и узкие подрядчики по переплёту и подшивке — к ним идут, когда экспертиза ценности уже проведена своими силами и осталась механическая часть.

Где проходит граница с соседними разделами

Здесь речь о том, как привести дела в порядок. Куда их потом положить и как получать обратно — соседний раздел про архивное хранение; что делать, когда организация закрывается и дела уходят в государственный архив, — раздел про сдачу документов при ликвидации; что делать с бумагами, у которых срок вышел, — раздел про уничтожение. Программы кадрового учёта и кадровый электронный документооборот стоят в стороне: они помогают вести текущие документы, но бумажную папку уволенного за архивиста не подошьют.

Каталог обновлён: август 2026