Сканирование архивов заказывают ради двух разных вещей, и от того, какая из них важнее, зависит вся постановка задачи. Первая — доступ: чтобы документ находился за секунды и не требовал похода в хранилище. Вторая — ввод данных: чтобы сведения с бумаги попали в учётную систему и с ними можно было работать. В первом случае достаточно качественного образа и продуманного индекса, во втором нужны распознавание, проверка и выгрузка в нужном формате, а это заметно другая работа и другая цена.
Что происходит с бумагой
Поточное сканирование начинается с подготовки: дела расшивают, снимают скрепки и зажимы, разглаживают загибы, вкладывают разделители. Дальше листы идут через протяжный сканер, а то, что протяжку не переживёт, — ветхие документы, книги, чертежи — снимают на планшетном или бесконтактном оборудовании. После съёмки идёт контроль качества: проверяют, нет ли пропущенных, перекошенных и слипшихся листов. Затем образы распознают и индексируют, то есть приписывают каждому делу или документу реквизиты, по которым его потом ищут. В конце дела собирают обратно, а файлы передают заказчику или загружают в его систему. Сканирование документации крупных форматов — чертежей, планов, схем — идёт отдельным потоком и на другом оборудовании, поэтому его считают и оценивают отдельно от листов А4.
Кто выполняет и где граница с программами
Бюро оцифровки живут поточным сканированием и держат под него оборудование и людей. Архивные компании полного цикла делают оцифровку как одну из услуг — удобно, когда те же дела надо ещё обработать и увезти на хранение. Подрядчики по вводу первичных документов решают бухгалтерскую задачу: принимают накладные, акты и счета-фактуры и отдают готовые записи в учётной системе; часть из них добавляет автоматическую проверку документов — сверку сумм и реквизитов, поиск дублей и незаполненных полей. Программы при этом остаются в стороне: сервисы распознавания текста, приложения для съёмки документов с телефона и системы электронного архива живут в других разделах каталога — здесь собраны исполнители, которые забирают бумагу и возвращают файлы.
Что важно решить заранее
До начала работ договариваются о разрешении и цветности, формате файлов и правилах их именования, о составе реквизитов для поиска и о том, как принимается результат: сплошной проверкой или выборкой, что считается браком и за чей счёт он переделывается. Если в документах есть персональные данные, подрядчик обрабатывает их по поручению организации, и это оформляют отдельно. И сразу стоит договориться о судьбе бумаги: расшитые дела нужно вернуть в подшитом виде или можно оставить россыпью — от ответа зависят и срок, и стоимость. Архивирование документов на бумаге оцифровка при этом не отменяет: дела всё равно предстоит оформить и где-то хранить до конца срока.