Восстановление кадрового учёта нужно, когда комплект документов перестал соответствовать тому, что реально происходило в компании: кадровик ушёл и не передал дела, папки потерялись при переезде, делопроизводство вели по остаточному принципу, пробелы всплыли перед проверкой или при обращении бывшего работника. Задача разовая и проектная — привести кадровые документы в состояние, в котором их можно предъявить и дальше вести без авралов.
Как обычно устроен проект
Первый этап — инвентаризация: что есть на бумаге, что в программах, что удастся вытащить из смежных систем. Второй — сверка фактов: по начислениям, отчётности и внутренним источникам восстанавливают реальную хронологию приёмов, переводов, отпусков и увольнений. Третий — собственно восстановление: недостающие приказы, договоры и соглашения, локальные акты, журналы, номенклатура дел. Четвёртый — передача: комплект описывают, объясняют, как вести дальше, при необходимости обучают того, кто останется с этим работать. Часть исполнителей добавляет сопровождение первых месяцев, чтобы восстановленное не рассыпалось снова.
Кто берёт такие проекты
Исполнители здесь нескольких типов. Компании кадрового аутсорсинга и кадрового консалтинга работают с делопроизводством постоянно и обычно продают восстановление отдельной услугой. Юридические фирмы, специализирующиеся на трудовом праве, сильнее в спорных местах: сложные увольнения, дистанционные и иностранные работники, ситуации, где цена ошибки — спор с работником. Частные специалисты и небольшие бюро берут проекты при небольшой численности. Отдельно стоят поставщики кадровых программ: они решают не задачу восстановления, а задачу «как вести дальше», и их чаще подключают на выходе из проекта.
Что уточнить до подписания договора
Полезно договориться о трёх вещах заранее. Первая — граница объёма: какие годы и какие категории работников входят в работу, а что считается дополнительным блоком. Вторая — форма результата: только бумажный комплект, электронные копии, заполненная программа или всё сразу. Третья — что делать с тем, что восстановить не удалось: у такого проекта остаётся часть, которую нельзя закрыть без подписей уже уволенных людей, и лучше, когда это описано в отчёте, а не обнаруживается позже. Заодно стоит проговорить, кто отвечает за конфиденциальность персональных данных, которые исполнитель увидит в ходе работы.
